Para sintetizar la necesidad que provocó su proyecto, Josep Gonzalo Torrent, director comercial del grupo de la cadena de suministro en Occitane, informó una anécdota simple, con motivo de un evento SC que se celebró en París en noviembre de 2024. Sobre el movimiento en la subsidiaria japonesa de la marca en 2020, buscó saber dónde los datos de los datos. Después de unos quince minutos, los equipos locales solo podían ver que simplemente no estaban ... en ninguna parte. El empleado a cargo de los archivos de Excel en cuestión aparentemente había dejado la compañía 4 meses antes, y no se encontró la información.

La administración de los suministros de la tienda todavía era hace dos años, solo en archivos de Excel. Por lo tanto, la pilotaje y los pronósticos solo podrían confiar en estas fuentes de datos precarios, mal identificados, raramente mantenidos, poco confiables, no muy coherentes, etc. "La reposición de las tiendas es un tema clave en una empresa minorista", recuerda Josep Gonzalo Torrent. Debe alojarse en un sistema conectado, disponible para todos y siempre actualizado. Por lo tanto, Occitane ha optado por adquirir una plataforma de datos única y centralizada para administrar este proceso de reabastecimiento de las 1.300 tiendas que se mantiene suya. El proyecto no era eliminar por completo Excel, sino solo usarlo para análisis ocasionales, y no para procesos centrales para actividades, como producción, ventas, acciones o planificación de la demanda.

Una plataforma de datos para reemplazar 600 Excel

"El reabastecimiento de las tiendas se calculó a partir de unos 600 Excel", dice Josep Gonzalo Torrent. Una bomba en tiempo real cuando haces, como es el caso de Occitan, más de mil millones de euros en el comercio minorista, en todo el mundo. El más mínimo error puede tener un gran impacto. "Con aproximadamente 500,000 referencias de productos únicas tratadas diariamente en el reabastecimiento por tienda, el error del 1% en una de estas hojas de cálculo tiene un impacto en 5,000 referencias por tienda". Además, este método de trabajo requirió un tratamiento de datos manual pesado que ocupó alrededor de 70 personas en todo el mundo. "Estos equipos pasaron casi el 60% de su tiempo extrayendo datos de" mano "de SAP para alimentar a Excel, y apenas un 25% en un análisis realmente útil", continúa el director de la cadena de suministro. El potencial de digitalización era realmente importante. »»

“El reabastecimiento de nuestras tiendas se calculó a partir de unos 600 Excel. Este es un tema clave en una empresa minorista ”, recuerda Josep Gonzalo Torrent, director comercial del grupo de la cadena de suministro de Occitane. (Foto: E. Delsol)

Occitan ha optado por una configuración de Anaplan que comienza con varios casos de uso en el proceso de suministro. "Primero trabajamos en el reemplazo de productos básicos, presentes permanentemente en la tienda", dice Josep Gonzalo Torrent. El occitano aplicó un cálculo de pronóstico semanal a los datos que tenía en ventas, pronósticos de ventas, presupuesto y surtido de diferentes fuentes. Por lo tanto, obtiene el stock objetivo y una estimación de la necesidad en la tienda. El resultado es una selección optimizada en el almacén, el dimensionamiento de los envíos en la entrega o incluso la gestión de la escasez de productos en la tienda.

Profesiones involucradas en la mejora del sistema

El segundo caso de uso se refiere a productos excepcionales para la Navidad o el Día de la Madre, por ejemplo. "Confiamos en la información relacionada con la misma campaña del año anterior", dice el director de suministro de la cadena. Y tenemos las fechas de inicio y finalización de estas campañas y las de la variedad asociada en un Dato Master. ¡Información que simplemente no existía cuando estábamos bajo Excel! Esto limitó fuertemente cualquier análisis futuro y cualquier uso de IA. Ahora estamos pidiendo a las subsidiarias que ingresen estos datos, porque tienen un valor fuerte ”. Por lo tanto, la Compañía puede calcular las acciones que se enviarán correspondientes a los pronósticos por tienda, pero también el Retocking dependiendo del rendimiento.

Para digitalizar de manera efectiva sus procesos, industrializarlos y garantizar su adopción por parte de los equipos, el occitano ha optado por co -construir su sistema con sus subsidiarias. Las profesiones tienen un papel más activo frente a él. En colaboración con ella, participan en sprints para mejorar los desarrollos. "El objetivo era realmente deshacerse de Excel tanto como sea posible, y funciona, porque con cada sprint, estamos matando un poco más", dice el director comercial de la cadena de suministro. Además, la plataforma de datos desarrollada con Anaplan permite a los diferentes equipos trabajar en los mismos datos. "En el caso de un problema, al final de la cadena, los empleados saben dónde encontrar los datos de origen del mal funcionamiento".

Despliegue más rápido de lo esperado

"Nuestro despliegue fue más rápido de lo esperado", señala el director de la cadena de suministro. En dos años, hemos instalado la solución en todas nuestras subsidiarias con la excepción de Brasil, y el 82% de nuestras ventas minoristas ahora son reapropiadas a través de Anaplan ”. Las tasas de satisfacción del equipo son muy altas e incluso alcanzan el 100 % en 21 tiendas (de un total de 1.300). Sin embargo, la reducción de las acciones en las tiendas, uno de los objetivos de la compañía, primero preocupó a los vendedores. Pero, según la cadena de suministro del director, se dieron cuenta de que todavía tienen los niveles de producto necesarios.

El occitano finalmente señala varias ganancias colaterales. Para comenzar con la reducción de su huella de carbono, directamente vinculada a la optimización de existencias, almacenamiento y transporte. Otros beneficios relacionados, mejorando el pronóstico de carga en los almacenes gracias a la visibilidad de la reposición con una semana de anticipación o al uso de una cabina de seguimiento de pedidos. En el futuro, la compañía también quiere trabajar para optimizar los pedidos de la tienda para reducir la frecuencia.