Siemens Mobility lleva tiempo apostando por la RPA (automatización robótica de procesos), pasando de 5 procesos automatizados en 2017 a más de 700 en la actualidad. “En 2017 solo había un libro sobre el tema en el mercado, mientras que hoy hay cientos”, apunta Benjamin Bock, director de RPA. “Sin embargo, a finales de 2017, decidimos llevar a cabo un despliegue global en toda la empresa”. Siemens Mobility, con sede en Múnich (Alemania), es una división de Siemens, especializada en tecnología ferroviaria y sistemas de tráfico inteligentes. Benjamin Bock explica que la aventura de la RPA empezó con un empleado brasileño que quería automatizar un proceso de SAP y le mostró un vídeo de demostración de la tecnología. Entre los ejecutivos más interesados ​​estaba el CFO, Karl Blaim. Eso fue todo lo que hizo falta para poner en marcha la aventura de la RPA en la empresa.

Benjamin Bock realizó rápidamente las primeras exploraciones con una prueba gratuita de la solución UiPath. “No sabíamos si daría frutos o no”, recuerda. “Pero decidimos ponernos manos a la obra y observar el resultado. ¡Fue fantástico!”. Dos años más tarde, Siemens Mobility decidió crear una entidad separada para RPA bajo la dirección del CFO. “Somos muy cercanos a nuestros colegas de TI”, se apresura a señalar, “pero para fomentar la adopción de proyectos, no estamos vinculados al departamento de TI”. Según él, la aceptación por parte de los equipos es esencial para el éxito de RPA, sobre todo porque Siemens Mobility decidió dar a los empleados los medios para automatizar sus propios procesos de forma autónoma. “¡No se trata simplemente de darles una caja negra en la que habríamos robotizado sus procesos para ellos!”.

Tres enfoques para el empoderamiento de los empleados

Siemens ofrece tres enfoques principales: iniciativa, desarrollo ciudadano y robotización como servicio. El enfoque de iniciativa consiste en dejar que los empleados de las unidades de negocio gestionen ellos mismos la RPA, proporcionándoles un marco, herramientas y formación. Este es el enfoque más utilizado en la actualidad. El equipo de Benjamin Bock ha creado una comunidad en la que, no obstante, todos deben documentar sus procesos con una breve descripción de las personas implicadas y los resultados obtenidos. Esto da visibilidad al trabajo del equipo de RPA, pero también permite a los empleados de diferentes unidades de negocio y geografías hacerse cargo del trabajo de automatización de otra persona y adaptarlo a sus necesidades.

La empresa también ha creado el Siemens Mobility Framework (SMF), un marco de código con módulos reutilizables y una infraestructura central que incluye entornos de desarrollo, de preguntas y respuestas y de producción. “Esto supone una enorme ventaja en términos de estandarización y estabilidad”, afirma Benjamin Bock. “Solo contamos con una persona y media para gestionar más de 400 procesos que se ejecutan en la infraestructura central”.

Sin aprobación, pero con gobernanza

El equipo de RPA no es responsable de aprobar los procesos que surgen del enfoque de iniciativa porque se desarrollan fuera de su alcance. “La clave aquí”, dice Bock, “es establecer límites y gobernanza claros, y proporcionar activos estables. Los empleados deben inspirarse en las mejores prácticas y seguir las pautas de programación”. El enfoque de desarrollador ciudadano es similar, pero las personas reciben capacitación del equipo de RPA. Les ofrece diferentes conjuntos de rutas de capacitación, que incluyen una descripción general de RPA, cursos para principiantes y capacitación para casos de uso específicos, como automatización web, Excel y SAP. El equipo de RPA también ofrece sesiones de soporte práctico de 20 minutos con un miembro del equipo de Bock.

Un ciclo real de desarrollo de software

Por último, la robótica como servicio, que se añadió hace unos dos años, se utiliza para desarrollar y gestionar soluciones de automatización para importantes procesos interdepartamentales que tratan temas como datos financieros, seguridad de la información y protección de datos. En aquel momento, el director financiero Karl Blaim se preguntó por qué la gestión de pedidos era tan compleja en la empresa. El equipo de RPA respondió con el "proceso Amazon", que consta de seis robots individuales anidados entre sí para automatizar el proceso de principio a fin, incluida la recepción de pedidos, la entrega, el cierre y la inteligencia empresarial. "No intentamos construir el proceso de principio a fin de una sola vez", explica, "sino en pequeños pasos. Pero ahora está 100% automatizado, lo que permite un mayor control y transparencia".

Este tipo de procesos críticos para el negocio requieren una atención cuidadosa al cumplimiento de los datos confidenciales. Por eso, el equipo de RPA creó un marco de control de calidad y pruebas de aceptación del usuario como parte del proceso de desarrollo. Esto incluye una revisión manual del código con expertos en la materia. "Es muy importante tener un proceso de desarrollo de software completo, incluso para RPA", afirma. Un robot no se puede cambiar simplemente una vez que está en producción. Cualquier cambio, comercial o técnico, requiere pasar nuevamente por todo este ciclo de desarrollo.