"Siemens Healthineers proviene de un entorno TI compuesto de procedimientos distribuidos que se puso en marcha en 2004 y que se basaba en un antiguo estándar SAP ECC", recuerda el CIO de la empresa, Stefan Henkel. Con la salida a bolsa de 2018, fue necesario decidir entre una evolución basada en una copia del panorama SAP de la empresa matriz o la construcción de un nuevo sistema basado en el estándar de la época. El equipo que rodea al CIO optó por esta última solución, en colaboración con los responsables de negocio.

Finanzas simples como base

El proyecto comenzó en 2019. El nuevo sistema se basó en aquel momento en el modelo Simple Finance de SAP, porque según Stefan Henkel, S/4 aún no estaba lo suficientemente maduro en aquel momento. "Sin embargo, hemos sentado así las bases para una futura migración, porque Simple Finance ya contiene la mayoría de las modificaciones en las funciones de control financiero y de gestión que también se encuentran en el estándar S/4", afirma el hombre que se convirtió en CIO desde la empresa en 2018, tras toda una carrera en el grupo Siemens.

Así, el nuevo modelo pudo integrar no sólo directivas como la NIIF 15, sino también nuevos modelos utilizados por el departamento financiero. "Por lo tanto, no se trató de una transformación TI puramente técnica, sino de una transformación empresarial, un proyecto de cambio liderado por la empresa", indica el CIO.

Para este primer paso, Siemens Healthineers confía en un nuevo concepto arquitectónico, llamado "Lean Core", dentro del cual los procesos se automatizan de un extremo a otro y se mantienen lo más cerca posible del estándar SAP. Las adaptaciones necesarias se subcontratan dentro de la plataforma SAP Business Transformation, diseñada para tal fin.

Despliegue en oleadas

Una vez diseñado este modelo, el equipo multifuncional del proyecto empresarial y de TI implementa tres sitios piloto para realizar una PoC: Alemania, Suiza y los Países Bajos. Esto permite identificar ciertos aspectos del Core Model que aún deben adaptarse para que las funciones automatizadas de la antigua plataforma también se implementen en la nueva.

Después de este piloto, la primera ola de implementación se lanzará en octubre de 2021 con otros cuatro países, seguida de otras dos olas en Europa, que se han preparado sincrónicamente para su puesta en servicio en 2022. Siete países por ola se incorporan a la nueva plataforma SAP, bajo el control del equipo central del proyecto. “Tuvimos así un modelo estable que, cada vez que se puso en servicio, se fue enriqueciendo con funciones adicionales para satisfacer las nuevas necesidades de las entidades”.

Stefan Henkel, CIO de Siemens Healthineers: "Ya estábamos bien preparados con Simple Finance, por lo que la migración técnica del código a S/4 fue relativamente fluida". (Foto: RD)

Estas extensiones se dividen en requisitos locales y globales. Los primeros generalmente se refieren a regulaciones específicas de cada país. Esto último beneficia a todos los países. La regla general para el equipo del proyecto es: si una función es útil para más de tres países, se implementa en todos los sitios. “El objetivo es mantener el modelo lo más ligero posible y tan extenso como sea necesario”, explica el COI.

Pasando a la migración a S/4 Hana

Con la preparación de nuevas oleadas en octubre de 2022 y el aumento a 21 países en total, Stefan Henkel decide pasar al estándar S/4. "Ya estábamos bien preparados con Simple Finance, por lo que la migración técnica del código a S/4 fue relativamente sencilla", explica el director de TI.

Según este último, la actualización abre nuevas oportunidades para la empresa. TI se beneficia de las innovaciones que SAP pone a disposición en el estándar S/4. Paralelamente a la migración técnica a S/4, Siemens Healthineers capacitó a su personal en la plataforma, trabajando con la consultora Deloitte y expertos de SAP.

"Así no tuvimos que interrumpir el despliegue general", informa Stefan Henkel. Normalmente, SAP y los consultores aconsejaron a la empresa que pausara el cambio a S/4 para implementar y probar el modelo. "Eso habría retrasado nuestro calendario un año, no queríamos llegar tan tarde". A diciembre de 2023, un total de 30 países han migrado al S/4.

Además de las oleadas de implementación, cada una de las cuales abarca varios países, el equipo de Henkel también ha lanzado siete proyectos más específicos. Se trata de países grandes que son particularmente complejos debido a regulaciones especiales o altos volúmenes de transacciones, por lo que el modelo debe adaptarse más específicamente. Este es el caso de India, donde se espera el despliegue del S/4 en abril de 2024. China, Brasil y Estados Unidos deberían seguirlo. En estos países, ServiceNow también se utiliza para representar procesos a pequeña escala.

Cada año, el equipo de TI tiene la intención de abordar una ola de implementación y uno o dos proyectos específicos más. En 2025, todas las unidades de Ventas y Servicios en todo el mundo deberían funcionar con el nuevo modelo.

Gestione mejor los contratos de servicios gestionados

Actualmente la empresa cuenta con unas 50 aplicaciones Fiori basadas en el estándar S/4 que, según el CIO, están disponibles para todos los países. De este modo, el control de los costes de los contratos está estandarizado, altamente automatizado y transparente en todo el mundo. "Esto es importante porque tenemos muchos modelos de contratos complejos y a largo plazo, asociados a grandes volúmenes de pedidos", comenta el directivo. Una referencia al modelo de negocio de Servicios de Equipos Gestionados de Siemens Healthineers, contratos de servicios que permiten, por ejemplo, a un hospital delegar la gestión de sus equipos. Y que en ocasiones cubren más de 1000 puestos. Estos contratos tienen una duración de cinco a diez años y los servicios se prestan y facturan mensualmente. "Tenemos un gran volumen de transacciones que podemos implementar mucho más fácilmente con la nueva tecnología, lo que era imposible con los sistemas Legacy".

Desde el punto de vista de TI, el desarrollo necesario para gestionar esta actividad se mantiene cercano al estándar SAP. Según el CIO, las ampliaciones necesarias se pueden integrar fácilmente en el modelo. Según se informa, el sistema también se ha vuelto más rápido al procesar grandes volúmenes de transacciones. Según Stefan Henkel, el paquete de software se encarga del procesamiento de pedidos de forma casi automática bajo el control del responsable del contrato. Se minimizarían las intervenciones manuales, reduciendo las fuentes de errores.

"Esta transformación también nos permite elevar nuestro sistema al nivel del contrato RISE con SAP", observa Stefan Henkel, refiriéndose a los últimos desarrollos en la oferta del editor líder europeo, desarrollos que están empujando decididamente la base instalada hacia la nube. . Además, alcanzar este nivel abre el camino a una nueva automatización de los procesos de negocio, con nuevas tecnologías como la IA.

Un tándem entre especialistas centrales y locales

"Desde el punto de vista técnico, el mayor desafío en la transformación de los procesos de negocio fue considerar no sólo los sistemas SAP, sino también los sistemas satélite", analiza Stefan Henkel. Esto implicó casi 75 sistemas ascendentes y descendentes, con casi 300 interfaces y más de 750 procesos de nivel 3. El equipo de TI los representó con herramientas de arquitectura empresarial.

Durante la implementación, el equipo central del proyecto siempre trabajó con un equipo de implementación local en los sitios. Negocios con contactos dentro del equipo central para todas las funciones de SAP. “Para el servicio, las ventas, el pedido al cobro y otras unidades, siempre hay un tándem de especialistas locales y centrales. Desarrollamos continuamente el equipo central a medida que crecen los sitios y los usuarios que se ejecutan en la nueva plataforma”, explica el CIO.

Hoy en día, gran parte de los despliegues de olas se pueden gestionar de forma remota. Sin embargo, según el CIO, los siete proyectos específicos requieren un mayor compromiso: "Queremos establecer un intercambio más estrecho con los expertos en procesos in situ".

El departamento de TI debe generar cambios

En el aspecto empresarial, la gestión del cambio in situ fue decisiva. "Los empleados de toda la organización tenían que entender por qué el cambio era importante", explica Stefan Henkel. Por eso la TI sigue siendo un “negocio de personas”. Necesitamos personas que lleven los temas a los departamentos y que expliquen el valor añadido. “Es nuestra tarea, como TI y como empresa, lograr este cambio”, resume el directivo.

Además, es necesario garantizar la motivación de los usuarios de los sitios, lo que es fundamental para que acepten la formación. Según Stefan Henkel, la IA generativa puede ayudar en este sentido en el futuro: “Tenemos previsto trasladar toda nuestra documentación de usuario y materiales de formación a nuestra propia OpenAI corporativa. Si los usuarios hacen una pregunta específica sobre una aplicación, recibirán exactamente el material de formación adecuado”.