La participación alsaciana de los alimentos agrícolas (SALPA) es un grupo agrofood de alrededor de 650 personas con casi 160 millones de euros en facturación. Reúne 9 compañías que se especializan en té, café y chocolate, tanto en el B2B como en el B2C y tiene 70 tiendas en Francia y en el extranjero. Pero sobre todo, trabaja con miles de socios, tiendas y revendedores.

Desmaterialización mientras espera la reforma

Para la compañía tenedora, a cargo de las funciones administrativas, incluida la contabilidad, esta organización se reflejó en medios significativos movilizados en la facturación, basado hasta hace poco en procesos manuales e impresión en papel. Todas las empresas del Grupo SALPA enviaron todas sus facturas -30,000 por año, en formato en papel. Un proceso que es costoso y de tiempo. "Por lo tanto, hemos elegido desmaterializar nuestras facturas para obtener ganancias de productividad obvias, pero también para reducir tanto nuestros costos como nuestra huella ecológica", dijo Sophie Ziché.

Al comienzo del verano de 2023, Salpa decidió lanzar un proyecto para automatizar y desmaterializar estos procesos, pero también para cumplir con la facturación electrónica obligatoria. Un doble objetivo que finalmente se resumirá con la desmaterialización de las facturas emitidas, después de la Informe de la reforma a enero de 2026. Incluso si la compañía aprovecha la oportunidad para prepararse tanto como sea posible para este último.

Una conexión nativa esencial con el ERP

El centro de tenencia de la compañía tenedora, directamente en el tema, escribió especificaciones para encontrar una solución de desmaterialización para todas las facturas emitidas, únicas para toda la compañía. Una vez que se han definido las necesidades funcionales, el retransmisión ha acudido al Departamento de TI para las opciones entre un SaaS o en la solución de las premisas, el modo de alojamiento de datos, el nivel de SLA o la seguridad. "Principalmente necesitamos una herramienta confiable con conectores nativos con nuestro Divalto ERP", insiste Arthur Padioleau, jefe de sistemas informáticos. Este fue el punto de partida del proyecto ”. Los otros dos requisitos principales son encontrar un entorno multisociedad único capaz de enviar facturas masivas.

Sophie Ziché, DAF, y Arthur Padioleau, Jefe de Salpa Computer Systems. (Fotos de salpa)

En diciembre de 2023, Salpa finalmente optó por la plataforma del editor francés Docoon, que cumplió con todos estos criterios. Archivado legal y asegurar más de 10 años de PDF en Europa también cumplió con los requisitos de la sociedad. Especialmente porque "la factura de docoon ya es un PDP [plateforme de dématérialisation partenaire, immatriculée par Bercy sous réserve de spécifications techniques encore appelées à évoluer] ", Como nos recuerda el RSI". Por lo tanto, también es un socio potencial en este tema, incluso si no nos impide hacer un nuevo análisis de mercado cuando llegue el momento ". A partir del 1 de septiembre de 2026, se supone que todas las empresas reciben facturas electrónicas, comprender los flujos de XML estructurados. También irá entre 2026 y 2027 para la capacidad de las organizaciones para emitir estos documentos a través de PDP.

La compañía desplegó la solución de la puerta en mayo de 2024. "Comenzamos con el de nuestras compañías que tenían el volumen de facturación más importante, porque era el que quería avanzar tan rápido", dice Sophie Ziché, DAF de la compañía holding. "Pudimos comenzar tan pronto como tuviéramos el acuerdo de la administración de ventas". Aguas arriba, era necesario verificar todas las direcciones de correo electrónico, un medio por el cual las facturas ahora se transmitirían y obtener el acuerdo de los clientes.

Un primer despliegue técnico en un día

"La migración técnica de la primera estructura solo tomó un día", agrega el RSI. La mecedora es casi transparente para los usuarios, ya que todo continúa pasando por el ERP. "Finalmente, la administración de ventas genera sus facturas como lo hizo antes, pero cuando los" imprime ", van a docoon", dijo Sophie Ziché. "Incluso la facturación en papel que continúa marginalmente, para la exportación, por ejemplo, es administrada directamente por la plataforma". La herramienta se ha configurado en el nivel de retención, las subsidiarias que solicitan solo una comercialización de documentos de personalización (logotipo, nombre de la empresa, dirección, nombre de contacto privilegiado, etc.). Y los equipos de Salpa también fueron entrenados por el editor en la configuración de las hojas de clientes, por ejemplo, lo que les da más flexibilidad si es necesario.

Además de la desmaterialización de facturas, la plataforma Docoon ofrece un portal de clientes, facilitando el acceso a las facturas y simplificando el trabajo de servicio al cliente y la administración de ventas, "en particular al reducir las solicitudes de reimpresiones y documentos de documentos", especifica a Sophie Ziché.