"El mayor riesgo para un responsable de TI es la sustitución de un sistema ERP o de un sistema de caja", afirma Christian Metzner, CIO de Rossmann desde hace casi un año. Y, sin embargo, este es el riesgo al que se enfrentaba el equipo que rodeaba al CIO.

Hasta ahora, las distintas sedes del grupo de distribución alemán gestionaban por sí mismas sus sistemas ERP. Pero la empresa ha decidido cambiar de enfoque. "Tenemos los mismos retos en todos los países", explica el responsable de TI. Para garantizar esta convergencia, Rossmann necesitaba poner en marcha lo que se denomina una arquitectura de referencia, o "Blueprint", desarrollada y construida una vez y puesta a disposición de las entidades de los nueve países europeos en los que está presente el grupo, lo que supuso un volumen de negocio de 13.900 millones de euros en 2023 (+14% en un año).

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El proyecto pretende, por un lado, reducir los riesgos en mercados más pequeños, con menos "poder de fuego informático" que la sede central, y, por otro, garantizar la consolidación de diferentes mercados en materia de TI. Según Christian Metzner, "a menudo vemos a alguien en un país determinado que tiene una idea brillante que luego se aprovecha únicamente en ese mercado. Gracias al enfoque de plataforma, por ejemplo, puedo poner a disposición de mis colegas de España una buena idea que surgió en la República Checa". De este modo se crearían grupos de usuarios y se reforzaría la cohesión de las diferentes especialidades.

El objetivo es ayudar al negocio a centrarse en el cliente. “Nuestra misión como TI es aglutinar lo necesario para ello, optimizar los procesos y dar la mejor solución a los retos de negocio”, destaca el CIO, para describir la imagen que su departamento tiene de su rol.


Christian Metzner, director de TI de Rossmann: "La integración de software en procesos de hace 20 años o en aplicaciones de hace 10 años es inevitablemente compleja". (Foto: Dirk Rossmann GmbH)

Según él, el ERP Blueprint tiene cuatro facetas esenciales. La primera es la tecnología subyacente. En este ámbito, Rossmann, que cuenta con más de 4.700 tiendas en Europa, confía en la solución ERP Dynamics 365 Business Central de Microsoft, que funciona en una nube privada de Azure que a su vez está alojada en los centros de datos de Rossmann. "Esta elección nos da acceso a las ofertas y complementos del ecosistema de Microsoft, como Power BI, Power Automate o funciones de inteligencia artificial, que son fáciles de integrar", subraya Christian Metzner.

La segunda tiene que ver con la organización de las TI. “Teníamos que decidir qué íbamos a centralizar y qué íbamos a mantener en los distintos países, en función del nivel de madurez y tamaño de estos”, explica el CIO de Rossmann. En imagen especular -y esta es la tercera faceta de la arquitectura de referencia- también es necesario decidir qué procesos se centralizarán y cuáles no.

Un ERP a la carta

En cuarto lugar, hay que decidir qué requisitos empresariales se deben integrar en el sistema ERP. "En este sentido, las interfaces son, por ejemplo, un problema. En algunos países necesito la facturación de depósitos, en otros no", explica Christian Metzner. Y añade: "Como departamento de TI, queremos ofrecer una especie de menú que se pueda utilizar con un solo clic y que permita ampliar el ERP cuando crezca un mercado existente o se abra uno nuevo".

Según el CIO, ya se han creado 39 interfaces estándar para este fin, por ejemplo, para procesos logísticos o financieros específicos de cada país: "El software que se elige suele ser bueno, pero su integración en procesos de hace 20 años o en aplicaciones de hace unos diez años resulta inevitablemente compleja". Para ello, el departamento de TI necesitaba una arquitectura de integración bien pensada. El objetivo: crear soluciones, por ejemplo, para la gestión de la cadena de suministro o la planificación de superficies y estanterías, de forma centralizada una vez y, a continuación, ponerlas a disposición de las distintas entidades de los países. De este modo, se añaden al sistema modular estándar, gestionado de forma centralizada, funciones que se utilizan en varios países, como el intercambio de datos con sistemas relacionados.

Proyecto piloto en España

El proyecto de migración comenzó en España. Al principio, como un proyecto independiente, similar a las iniciativas de ERP que existían anteriormente dentro del grupo. "Cuando Rilana Lührig, directora senior de ERP internacional en Rossmann y responsable del proyecto, y yo nos unimos a este programa, nos lo planteamos, porque otros países también habían lanzado sus propios proyectos de ERP al mismo tiempo", explica Christian Metzner. El distribuidor decidió entonces posponer estos otros proyectos y hacer del proyecto español su proyecto de referencia. En octubre de 2022, Rossmann puso en marcha la primera implementación de su ERP Blueprint en España. Hasta ahora, la filial local había utilizado Microsoft Navisión.

"Tras la puesta en marcha, hemos probado los procesos con nuestros compañeros españoles y hemos perfeccionado el Blueprint", continúa el jefe de proyecto. Christian Metzner añade: "Estas experiencias nos ayudan en futuras implantaciones, de modo que las migraciones sean cada vez más sencillas". Las filiales de los distintos países se benefician de las mejores prácticas del equipo central de ERP y de los estándares existentes. "Esto elimina los riesgos asociados a los cambios de sistema y acelera las migraciones, ya que no tenemos que volver a hacerlo todo cada vez", añade el CIO. Las funciones que no están integradas en el Blueprint se conectan mediante interfaces o se modelan mediante extensiones: "Hemos transferido los requisitos específicos de cada país a estas extensiones", afirma Rilana Lührig.


Rilana Lührig, directora senior de ERP internacional en Rossmann: "Para nosotros era importante contar con un departamento interno que se ocupara exclusivamente del ERP internacional". (Foto: Dirk Rossmann GmbH)

Sin embargo, Rossmann, un grupo que emplea a más de 62.000 personas, quiere evitar la imagen de un proyecto que surge únicamente de la sede central. Según el director del proyecto, la convergencia de los diferentes países hacia un modelo común debería permitir la creación de comunidades en las que las filiales puedan intercambiar entre sí y con la sede central: "Queremos decidir con las filiales lo que es relevante o no para el Blueprint y asegurarnos de que las filiales aprendan unas de otras y compartan sus conocimientos".

Un equipo dedicado al ERP

Durante la fase de desarrollo del nuevo ERP, un equipo relativamente pequeño de desarrolladores se encargó de la preparación del mismo y, además de otras tareas, llevó adelante el proyecto, informa Rilana Lührig. "Durante la fase de implantación, creamos un equipo propio que se encarga del sistema ERP internacional. Entretanto, el tamaño de este equipo ha aumentado hasta 21 personas", explica la directora. Este equipo trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de operaciones de TI y los proveedores de servicios especializados. "Aunque estos compañeros se benefician del apoyo de estos últimos, para nosotros era importante contar con un departamento interno que se ocupara exclusivamente del ERP internacional", explica la directora del proyecto.

Además, este equipo participa en el desarrollo de funciones específicas para cada país, fuera del Blueprint. Christian Metzner describe la distribución de tareas de la siguiente manera: "El grado de participación del equipo depende del tamaño de la entidad del país. En mercados pequeños como Albania, el equipo central de ERP se encarga de la gestión del proyecto. Pero cuanto mayor sea la organización, más podrán asumir el control los equipos in situ".

Para desarrollar componentes ERP específicos para cada país, Rossmann recurre a usuarios clave que conocen bien los sistemas y procesos locales. Estos aportan su experiencia durante la formación (como formadores de relevo) y como apoyo, registran los requisitos técnicos o normativos y se encargan de transmitirlos al equipo central. Además, deciden junto con las comunidades y el equipo central si una nueva aplicación debe incorporarse al plan o permanecer como un componente específico local.

Los despliegues del Big Bang son demasiado arriesgados

Además de la operación técnica, Rossmann también tuvo que gestionar el cambio que suponía su proyecto, es decir, definir el modo de soporte para las filiales y desarrollar el soporte, así como los métodos de operación y despliegue. "Si tenemos países que tienen que implementar requisitos específicos, nos aseguramos de que se respete la gobernanza", enfatiza Rilana Lührig. Esto implica, por ejemplo, revisiones de código y pruebas conjuntas, para integrar bien las ampliaciones en el sistema general.

Según el responsable del proyecto, en función de la fase de desarrollo de cada mercado también se requieren capacidades específicas. Un "Mapa de Capacidades de Negocio" ayuda a identificar estas capacidades y los sistemas de TI necesarios para cada fase de desarrollo. El ERP Blueprint, en particular, desempeña un papel central en esta adaptación de las soluciones al nivel de madurez de los mercados, ya que agrupa numerosas capacidades a través de módulos o interfaces centrales.

Para el próximo país, el equipo de Rilana Lührig planea implementar primero el núcleo del ERP, y los demás sistemas se conectarán más tarde y permanecerán conectados en paralelo al antiguo ERP. "No queremos un Big Bang, porque el riesgo sería demasiado grande y los esfuerzos de cambio demasiado importantes para la organización. Por eso, dividimos la implementación en fases más razonables, que dependen del estado inicial del perímetro objetivo", resume el gerente. Y Christian Metzner añade: "TI [centrale, NDLR] "El proyecto está bien consolidado, aunque todavía tenemos que desarrollar algunas interfaces y productos para hacer frente al crecimiento continuo en los diferentes países en los que el grupo está presente y para aparecer como un socio fiable. Por ello, el próximo proyecto se espera con ilusión".