Reducción de costes: las pymes quieren reducir sus volúmenes de impresión

La evolución de las prácticas de las PYMES frente al papel se refleja en una disminución en el número de impresiones que generan. Por supuesto, el fenómeno no es nuevo. Pero un estudio reciente realizado por IDC en nombre de SNESSII* muestra que sigue creciendo en empresas que deben apoyar este cambio adoptando nuevas herramientas. De hecho, entre las 160 organizaciones con 50 a 499 empleados encuestadas por la firma de investigación, la gran mayoría (66%) planea reducir sus volúmenes de páginas impresas en los próximos tres años. En esta población, el 48% de los encuestados prevé una caída de entre el 10% y el 25% en la producción de papel, e incluso el 29% prevé recortes que van del 26% al 50%.

El primer factor que contribuirá a este movimiento es la creciente desmaterialización de documentos en las PYMES. Las consideraciones ambientales ocupan un segundo lugar, por delante de la búsqueda de ahorro. No estoy seguro de que ese hubiera sido el caso hace unos años. En cuanto al teletrabajo, solo se cita como el cuarto factor en la caída del número de impresiones, por un crecimiento insuficiente para pesar realmente.

EDM, la primera herramienta para reducir impresiones...

En términos de desmaterialización, el 41 % de las pymes considera que la implementación de una solución EDM es el primer factor que contribuye a la caída de los volúmenes de impresión. Luego vienen, por orden, la reducción del número de sistemas de impresión implantados (28%), el alquiler de estos materiales en lugar de la compra (25%), el uso de aplicaciones de trabajo colaborativo basadas en el intercambio de documentos desmaterializados (25 %), y la reducción pura y simple del número de páginas impresas (23%). También hay que mencionar el uso de productos reacondicionados que captan el 18% de las respuestas. El 37% de las pymes estudiadas dice estar lista para adquirir una y el 18% ya lo ha hecho. La conclusión general es la misma con respecto a la compra de cartuchos remanufacturados, que ya utiliza el 28% de las empresas.

Sin embargo, configurar una solución de desmaterialización y usarla dentro de una PYME no es tan simple. En el estudio de IDC encargado por SNESSI, el 56 % de las empresas se enfrenta a la todavía perenne cultura del papel, la resistencia al cambio (para el 70 % de los encuestados), el tiempo dedicado a escanear (48 %) y el hecho de que los volúmenes de documentos que aún reciben en formato no disminuye (39%). Por tanto, no es de extrañar que el 67% sea consciente de que todavía hay margen de mejora dentro de ellos en cuanto a la desmaterialización de sus documentos. Sin embargo, reina cierto optimismo, ya que también son un 67% los que anticipan un aumento en el número de páginas escaneadas en los próximos tres años.

... pero presente solo en el 52% de las pymes

Para lograr este resultado, las PYME tendrán que equiparse mejor. El primo pobre de su estrategia de desmaterialización, las soluciones para automatizar tareas repetitivas (escanear un documento, por ejemplo) solo son utilizadas por el 19% de ellos y el 66% no planea adoptarlas. Entre las soluciones ya más extendidas pero lejos de estar implantadas en todas las empresas, encontramos el software de "captura, reconocimiento, denominación y archivo de documentos" (implementado por el 33 % de los encuestados), soluciones de flujo de trabajo (36 %) y cajas fuertes electrónicas (44%). Las soluciones de almacenamiento y uso compartido de documentos basadas en la nube (53 %) y las soluciones EDM (52 %) ya se utilizan más ampliamente. Finalmente, las herramientas de firma electrónica son las más extendidas (60%).

Las pymes, que rara vez tienen los recursos para administrar su TI, a menudo tienen que buscar apoyo externo para poder imprimir menos. Casi el 60% de ellos dicen que están interesados ​​en los consejos que los proveedores de sistemas de impresión pueden darles con respecto al impacto ambiental de las impresoras y fotocopiadoras que utilizan. También están interesados ​​en un 48% por su asesoramiento en la optimización de costes de impresión y la desmaterialización de documentos. Actualmente, solo el 27 % de las pymes están equipadas con software para configurar una política de impresión y realizar un seguimiento de los costos. Además, son sólo el 10% para considerar adquirir. Aquellos que ya los tienen o planean tenerlos confían en el software instalado en el sitio en un 66 %, en comparación con un 34 % en la nube.

Muchas pymes también confiarían su TI a la industria de la impresión

El 53 % de las pymes también están interesadas en los servicios gestionados que los proveedores de sistemas de impresión y los proveedores de servicios pueden ofrecerles. Entre ellos, el 74 % está dispuesto a confiar en estos terceros para proporcionar y administrar una solución de desmaterialización de documentos. Según el estudio, la confianza que algunas PYMES pueden depositar en los proveedores de soluciones de impresión y sus socios podría incluso ir más allá del espectro de la desmaterialización. El 49% de ellos dice estar listo para confiarles el suministro y la gestión de las aplicaciones de gestión empresarial, el 46% dice lo mismo para el software y los servicios de seguridad de TI, o el 44% lo considera para sus equipos de PC y software asociado. Para cada uno de estos elementos, el resto de los encuestados no contempla en absoluto el uso de reproductores de ofimática.

*Sindicato Nacional de Empresas de Soluciones y Sistemas de Información e Impresión