Para Jean Leroux, el DSI de la Petit Forestier Refrigerated Transport Rental Company en los últimos tres años no ha sido fácil. Y por una buena razón, después de casi largos meses de preparación, tomó la decisión, con el apoyo de su administración, para ir directamente de su antigua si a la versión de S/4 Hana de SAP en la nube (elevarse con SAP). Hoy, el CIO considera este proyecto como un éxito, tanto en la forma en que tuvo lugar como debido a los resultados obtenidos. Pero este éxito, lo atribuye al trabajo de anticipación y prevención de riesgos realizado con el bufete de abogados Itlaw. Riesgos técnicos, financieros, pero también organizativos y legales a los que Jean Leroux regresó a la Convención de la USF (el SAP User Club de SAP French -Spking) en Lille, con Claudia Weber, socia y fundadora de la firma ITLAW.

Petit Forestier es un alquilado de vehículos de refrigeración presentes en 24 países, cuya facturación excedió mil millones de euros por primera vez el año pasado (€ 1.075 mil millones). La empresa familiar quiere convertirse en el número uno del alquiler de transporte de refrigeración duradero. Y a medida que Jean Leroux ha seguido golpeándolo, el objetivo de su proyecto no es ir a elevarse con SAP para aumentar con SAP, sino precisamente para acompañar esta ambición global. ¿Qué pasa si en su lugar, con muchos grados de obsolescencia, no podría hacerlo?

Un problema importante para todo el negocio

El 30 de junio de 2022, Petit Forestier, por lo tanto, firmó para que una migración aumente con SAP con un integrador especializado, Synevance, comprado desde Viseo. Y la compañía cambió el fin de semana del 5 de octubre que precedió al acuerdo de la USF. La participación de esta mecedora fue importante, como se señaló en el DSI, el perímetro cubierto por el ERP que va desde "compras hasta compras, incluidas finanzas, contratos, mantenimiento de vehículos, gestión de flotas e incluso reciclaje de camiones. Nos embarcamos en toda la casa".

Para el CIO, es el riesgo organizacional y, por lo tanto, el riesgo humano, que es el más sensible. Jean Leroux, por ejemplo, mencionó ciertas restricciones incluidas en el contrato por el integrador y, a veces, subestimó. Este es el caso de comitología específico para este tipo de proyecto, con BPO (propietarios de procesos de negocios) para cada proceso. "No teníamos este tipo de funciones", insistió. Entonces tuvimos que crearlos. Es un gran riesgo operativo ”.

Jean Leroux también quería integrar las habilidades de SAP en sus equipos para no estar indefenso ante lo que él describe como una hiper competencia del integrador, o incluso jugar el "cabello rascado" con el editor. Los dos trabajadores independientes que apoyaron el proyecto también formaron informáticos. Lo que también minimiza los riesgos tecnológicos y financieros relacionados principalmente con la nube. Riesgos que, para el CIO, en última instancia no son tan pesados ​​en comparación con una configuración local.

El largo trabajo de expresión de la necesidad

Quedan los principales riesgos legales. Para Claudia Weber, son mucho menos aquellos vinculados a la propiedad intelectual o al GDPR que a las consecuencias de los riesgos organizacionales, financieros o tecnológicos no anticipados. El abogado recordó así que la definición de la necesidad constituía una obligación legal fundamental. Porque, en caso de disfunción, "existe una buena posibilidad de que sea responsabilidad de la empresa cliente la que está comprometida, no la del integrador". Para que este último entienda y responda a la necesidad, es esencial que se exprese claramente en el contrato.

Claudia Weber, socia y fundadora del gabinete itlaw, y Jean Leroux, DSI de Petit Forestier durante la Convención de la USF en Lille. Crédito: Ed

Incluso cuando hay áreas del proyecto para las cuales la compañía no sabe cómo expresar sus necesidades, también es importante que indique para que el integrador no lo descubra varios meses después del inicio del proyecto. "No saber también es una necesidad", recuerda Claudia Weber. Según el abogado, este trabajo de describir la necesidad puede durar varios meses y puede solicitar el apoyo de asistencia con la gestión de proyectos (AMOA). "Elegí una asistencia de gestión de proyectos que conoce la cultura SAP, en lugar de un proveedor purista de la AMOA", también confirmó el DSI de Petit Forestier a la Convención de la USF 2024.

Rise con SAP, una relación contractual a las 4

Sin embargo, esto no impidió algunos desarrollos específicos solicitados por las operaciones, incluso si SAP presiona la implementación de la configuración estándar. La oportunidad para que Jean Leroux insista en la necesidad de anticipar también este tipo de desarrollos específicos tanto como sea posible para registrarlos en el contrato, incluso si, según él, estos desarrollos han aumentado el presupuesto del proyecto solo en el margen.

Otra precaución para tomar para Claudia Weber y que puede parecer obvio: garantizar que se respeta el contrato. Y para eso, coloque en su lugar, como lo hizo Petit Forestier, un comité contractual cada 4 a 6 semanas con el integrador. "Esto le permite anticipar un adelanto, en lugar de someterse a él", insistió el abogado.

Pero "la integración del aumento con SAP no es solo un contrato con un integrador", agregó. Es una relación con 3, incluso 4 [avec l'intégrateur, l'éditeur et l'hyperscaler, GCP pour Petit Forestier, NDLR]. Todos los elementos de importancia están vinculados entre sí y todas las cláusulas se interpretan ... el contrato entre la empresa y el integrador no es nada sin el contrato de SAP, que se integra, por ejemplo, el inicio de la facturación en una fecha determinada ”.

7 Estructurar cláusulas del contrato

Claudia Weber ha identificado un conjunto de 7 cláusulas de estructuración en un contrato entre una empresa y un integrador, para un proyecto de implementación sabia. Comenzando con el preámbulo y el objeto que describe lo que compra la compañía y por qué. En este caso para Petit Forestier, levante con SAP con el objetivo de convertirse en el número uno del alquiler de transporte de refrigeración duradero. Segunda cláusula, gobierno con los detalles de la comitología y el comité del comité. La tercera cláusula incluye el marco de las condiciones financieras y el 4 especifica la responsabilidad de la empresa y el integrador. Un tema en el que el abogado recomienda encontrar un equilibrio. "No acepte que su proveedor de servicios sea responsable, pero no describa cláusulas demasiado grandes".

5ª cláusula, garantías y propiedad intelectual. "Debe ser dueño de lo que hace su integrador", dijo el abogado. La sexta cláusula incluye cualquier calidad y posibles sanciones. Finalmente, la séptima y última cláusula es particularmente importante. Cubre la terminación y la reversibilidad. En otras palabras, el protocolo se aplicará en caso de una falla del proveedor de servicios para usar el proyecto. "Con coraje", agregó Claudia Weber.