Fundada en la década de 1840, la editorial británica de educación Pearson ha sido testigo de importantes cambios en su sector. Por ello, la innovación forma parte de su ADN, según su directora de TI, Marykay Wells, que considera que la planificación de la evolución de la infraestructura informática de una empresa es una disciplina en sí misma, en constante evolución.

“Si no tenemos un plan claro y lógico que tenga en cuenta todos nuestros activos tecnológicos y riesgos, podemos tener problemas”, afirma. “Para empezar, terminamos gastando demasiado en infraestructura existente en lugar de invertir en innovaciones que realmente impulsen el negocio. Y terminamos reaccionando a los problemas en lugar de anticiparnos a ellos. Y todo eso termina contribuyendo a una deuda técnica general que no solo agota los presupuestos, sino que pone una enorme presión sobre los equipos de TI”. Para abordar este problema, Marykay Wells y el grupo de trabajo de tecnología de Pearson, que reúne a los líderes de TI de toda la marca, definieron 12 atributos clave, entre ellos la seguridad y la capacidad de mantenimiento, para evaluar de manera consistente todos sus activos tecnológicos. Estas auditorías de deuda tecnológica brindaron una imagen más clara de los mayores riesgos, lo que ayudó al departamento de TI a priorizar los proyectos.

Un enfoque basado en datos

“Desarrollamos un algoritmo para medir nuestras diferentes aplicaciones en función de estos 12 criterios y eliminar la deuda técnica con un enfoque estratégico y estandarizado”, insiste. Para TI, el objetivo principal era eliminar cualquier conjetura y tomar decisiones basadas en oportunidades de ingresos y riesgos. Por eso, TI adoptó un enfoque muy sistemático y basado en datos y construyó un panel que proporciona representaciones visuales de los elementos de infraestructura con mayores riesgos. “Definitivamente no fue un ejercicio sencillo, como se podría pensar, porque todos operaban de manera diferente”, continúa.

“Hemos desarrollado un algoritmo para evaluar nuestras diferentes aplicaciones en base a 12 criterios y así eliminar la deuda técnica con un enfoque estratégico y estandarizado”, explica Marykay Wells, CIO de Pearson. (Foto: Éric van den Brulle)

Estas herramientas no solo ayudan al departamento de TI y a su equipo a proporcionar puntuaciones de deuda tecnológica para cada entidad de Pearson, sino que también brindan información valiosa sobre los activos, las aplicaciones y los productos que ya están en funcionamiento. Una forma de planificar su modernización de manera más estratégica. “Cuando una entidad tiene recursos o productos tecnológicos que otra no tiene, juntamos los recursos para evitar la duplicación”, explica Marykay Wells.

Poniendo la junta a bordo

También señala que era esencial conseguir la aceptación de los directivos de la empresa y asegurarse de que entendieran que la deuda técnica no era solo un problema tecnológico. “Teníamos que hacerles ver que era una prioridad, sin ahogarlos en charlas tecnológicas”, insiste. “Era esencial empezar con un debate sobre el valor, el negocio y el impacto en el cliente. Y explicarles que la deuda técnica, en última instancia, afecta a los clientes y a los ingresos”.

Y los resultados están ahí. Marykay Wells precisa que en 2023 Pearson redujo en un 55% el número de aplicaciones con altos índices de deuda tecnológica y en un 58% los incidentes que afectan a clientes y empleados. Y para concluir: "siempre es más fácil convencer del interés de un proyecto o de una idea cuando se pueden presentar cifras".