La mediana empresa familiar alemana Otto Bihler Maschinenfabrik fabrica sistemas industriales de estampación y plegado. En 2019, comenzó a buscar un sistema de gestión documental homogéneo y unificado para dar acceso a todos sus empleados, en particular a los documentos de ingeniería, producción y mantenimiento. Finalmente, se decantó por un sistema basado en módulos SAP S4Hana, que, sin embargo, requería adaptaciones relacionadas con su actividad.

SAP asigna de forma estándar una descripción a cada archivo individual, por ejemplo. Esta opción no es adecuada para Otto Bihler Maschinenfabrik, que exige una descripción masiva de los documentos con una palabra clave por documento, un criterio esencial para la documentación de producción. Además, la empresa quería interconectar los modelos CAD creados en sus oficinas de diseño con SAP S4Hana mediante los módulos Engineering Control Center (ECTR) y Factory Control Center (FCTR) del editor alemán. Los documentos se almacenan en SAP Content Server.

Documentos de gestión y producción

Para llevar a cabo con éxito este proyecto, Otto Bihler Maschinenfabrik contó con el apoyo de la empresa bávara ESN Smart-PLM Aigner. La empresa de servicios le proporcionó un complemento de SAP específico para la documentación industrial. Por ejemplo, este utiliza el mismo formato para los documentos de ingeniería que el módulo ECTR de SAP, lo que facilita su intercambio entre todos los departamentos de la empresa. La ESN y el fabricante determinaron de antemano los diferentes tipos de documentos para organizarlos en grupos.

La gestión documental vincula ahora todos los documentos industriales con los documentos de gestión SAP correspondientes. Por ejemplo, los pedidos y las facturas se vinculan a la documentación técnica de las máquinas en cuestión. "Ahora disponemos de una gestión uniforme y coherente de todos nuestros documentos", afirma Alexandra Blümle. "Cualquier empleado puede tener una visión general rápida de los elementos asociados a una máquina con solo unos clics, también para gestionar el mantenimiento de máquinas antiguas en funcionamiento. Esto ha reducido nuestros recursos internos de mantenimiento".