Ante la obsolescencia de su SIRH, instalado desde hace 15 años, Maif decidió en 2020 buscar una solución sustitutiva. En particular, el sistema implementado no le permitía simplemente garantizar las frecuentes transmisiones automáticas a Urssaf, CNAM o France Travail, exigidas desde 2016 por la DSN (Declaración social nominativa).

Pero la mutua, que cuenta con más de 4 millones de afiliados, facturó 4.700 millones de euros en 2023 y elabora más de 9.500 nóminas al mes, también quería simplemente garantizar unas nóminas justas y conformes, pagadas a tiempo. Un servicio básico que su sistema existente ya no ofrecía. Tanto desde el punto de vista empresarial como informático, quería aprovecharlo para optimizar sus procesos y, así, reducir los costes de mantenimiento, mejorar la experiencia de usuario, facilitar el acceso de todos a los datos de RRHH y eliminar las múltiples entradas de datos.

Un rediseño de la interfaz con los otros 27 IS

En 2021, Maif decidió finalmente recurrir a la solución SaaS ADP Link para la gestión de recursos humanos dedicada a cuentas muy grandes, una solución que incluye, entre otras cosas, un motor de nóminas personalizable con funciones como la gestión multiestructura y multiconvenio o el cálculo de nóminas bajo demanda para una simulación o una liquidación final. Lo completó con un módulo de gestión centralizada de los datos necesarios para controlar las nóminas, las declaraciones y la contabilidad, una revisión de las remuneraciones para gestionar los aumentos individuales, la gestión del ahorro de los empleados y un simulador de beneficios sociales.

El despliegue comenzó en septiembre de 2021 con varios proyectos empresariales y de TI importantes: gestión de personal administrativo, nóminas y post nóminas, gestión de tiempos y actividades, remuneraciones, costes y presupuestos, datos, interfaces, gestión de aceptación y cambios en el lado de TI. Los primeros módulos ya están en funcionamiento desde mayo. Para instalar la nueva solución, Maif y ADP tuvieron que rediseñar por completo la interfaz con los otros 27 SI con los que estaba conectado el histórico SIRH. Todo ello evitando al máximo las interrupciones en el momento de la implementación.