El primer marco de gobernanza de datos publicado fue obra de Gwen Thomas, quien fundó la Instituto de Gobernanza de Datos (DGI) y puso su obra en línea en 2003. “Los frameworks ya estaban en uso, pero no eran accesibles al público”, explica. “Me pidieron que ayudara a Coors Beer (una cervecera estadounidense) a prepararse para futuras auditorías Sarbanes-Oxley. La empresa ya contaba con un plan técnico y los ayudé a encontrar el tamaño y la estructura adecuados para el programa de gobierno de datos adjunto. A lo largo de mi tiempo en Coors, vi muchos ejemplos de cómo utilizaron el poder de los marcos para mantener sincronizadas las estrategias y acciones de todos. Fue entonces cuando decidí escribir un marco más general al que cualquier organización pudiera acceder y adaptar a sus necesidades. »

Por lo tanto, la publicación de la DGI incluye los elementos que Gwen Thomas cree que deberían incluirse en cualquier programa de gobernanza de datos. Dos décadas después de la primera publicación de este marco, una primera y única actualización se publicó el 3 de mayo de 2023. Mientras tanto, organizaciones de diferentes sectores de todo el mundo han adquirido una experiencia considerable en el uso de sus propios marcos de gobernanza de datos, que a menudo han sido influenciados por los de la DGI. Ahora está claro que la gobernanza de datos es más eficaz cuando los CIO y CDO (Chief Digital Officer) garantizan tres elementos:

1) Involucrar a todas las partes interesadas en la definición del marco de gobernanza de datos. "No se puede dar por sentado que la propiedad de los datos equivale al derecho a tomar decisiones sobre los datos", observa Gwen Thomas.

2) Empiece por tener una idea clara resultados comerciantes o vendedores esperados. “Céntrese en el valor. Todo lo que haga para recopilar, gestionar y analizar sus datos debe estar vinculado a esto”.

3) Usa tu marco para orquestar la ejecución. “La gestión y el uso de datos deben considerarse como un conjunto de acciones”, continúa Gwen Thomas. Cuando se define el marco, el CIO debería poder asignar tareas a diferentes equipos con la confianza de que se ejecutarán con precisión y que el resultado contribuirá a lograr el objetivo general”.

¿Quién participa en la definición de los marcos?

El Departamento de Comercio de Estados Unidos (DoC) es probablemente el mayor recopilador de datos de Estados Unidos. Recopila, archiva y analiza todo, desde datos meteorológicos y agrícolas hasta datos científicos y económicos. Según Oliver Wise, su CDO, también se está recopilando datos muy detallados sobre la situación de las empresas estadounidenses. Esta encuesta la realiza cada cinco años la Oficina del Censo, una de las varias agencias que componen el Departamento de Comercio.

“Les hacemos preguntas detalladas para saber qué tipo de actividad realizan, quiénes son sus clientes y cuáles son sus ingresos”, explica el CDO. Preguntamos sobre el número de empleados y determinamos si son contratistas, trabajadores a tiempo parcial u otro tipo de empleados. Estos datos proporcionan una perspectiva global crítica sobre el estado de la economía estadounidense, que es utilizada por los responsables de la formulación de políticas en todos los niveles. »

Otro proyecto importante en marcha en el Departamento de Comercio es la recopilación y análisis de datos para informar las políticas sobre la evolución de la cadena de suministro. ¿El objetivo? Informar a los tomadores de decisiones sobre los puntos críticos de la cadena de suministro y predecirlos para que la economía estadounidense pueda responder mejor a las crisis, como las resultantes de la reciente pandemia.

Además de los datos que recopila y genera a partir de fuentes públicas, el Departamento de Comercio compra o otorga licencias a datos del sector privado y los aprovecha para análisis económicos, por ejemplo. "El desafío es estandarizar los datos de fuentes externas para darles sentido", explica Oliver Wise.

La estructuración de los datos y el seguimiento de su fuente son sólo dos de los muchos aspectos clave de la gobernanza de datos que el DOC considera cuidadosamente. El Consejo de Gobernanza de Datos, presidido por el CDO, aborda cuestiones de política y gestión de datos para la amplia gama de agencias que componen el departamento. "Tenemos diferentes marcos de gobernanza de datos para satisfacer diferentes necesidades", explica. En cualquier caso, definir cualquiera de estos marcos debe ser un esfuerzo colectivo, para que todas las partes interesadas se sientan escuchadas. Sólo entonces todos estarán más motivados para utilizar el marco, lo que garantizará la coherencia en la gestión de datos. »

¿Cuál es el objetivo de la gobernanza de datos?

Hanna Hennig, CIO de Siemens, explica que ha visto, dentro de su grupo, unidades de negocio
empezar a recopilar datos sin saber qué recopilar y por qué. "Siempre fue una pérdida de dinero", dijo. Si no sabes qué problema quieres resolver, no puedes definir tu estrategia de datos”.

Para saber qué datos necesita, comience por definir claramente lo que considera que es el negocio o el resultado empresarial deseado. Ya sea que afecte los ingresos, los resultados o ambos, este objetivo determinará la elección de los datos a recopilar. Una vez identificados los datos, puede comenzar a definir su marco de gobernanza de datos.

Este marco debería responder preguntas como: ¿quién tiene la propiedad de cada activo de datos? ; ¿Cuál es el papel del propietario? ; ¿Cómo se asegura que los datos estén clasificados y calificados correctamente para su uso en toda la empresa? Si los datos se clasifican y formatean adecuadamente, el análisis de datos y, en particular, la IA pueden utilizarlos para hacer recomendaciones que ayuden a una organización a tomar decisiones de mercado. Por el contrario, los datos de mala calidad conducen a decisiones y recomendaciones deficientes. Incluso malas decisiones. Según Hanna Hennig, la gobernanza de datos consiste, en resumen, en garantizar la calidad de los datos y evitar el caos dentro de una organización.

"A falta de un marco, la gente tiende a proteger sus datos", explica. Y cuando no se comparte, no hay casos de uso que abarquen toda la cadena de valor. Si no puede romper los silos de datos, ábralos; no podrá aprovechar los datos en toda su empresa. El mayor valor surge cuando se pueden implementar casos de uso de un extremo a otro, combinando la fabricación con la planificación de ventas, por ejemplo”.

Otro ejemplo que ilustra la importancia de la explotación de datos de un extremo a otro: el desarrollo sostenible, que requiere unir los tres primeros campos de aplicación de los informes de gases de efecto invernadero (GEI). El alcance 1 se refiere a las emisiones directas de fuentes que pertenecen o están controladas por una organización; El alcance 2 incluye todas las emisiones indirectas resultantes del consumo de energía de una organización; y el Alcance 3 informa las emisiones en toda la cadena de suministro. “En los tres casos hay que tener en cuenta toda la cadena de valor”, señala el CDO de Siemens. No sólo tenemos que analizar datos dentro de la empresa, sino que también tenemos que integrar datos del exterior, procedentes de proveedores y clientes. Esto es imposible si se mantienen silos de datos”.

¿Cómo poner tu framework al servicio de la colaboración entre equipos?

Jennifer Trotsko, quien fundó la función de gobernanza de datos y más tarde la función de protección y privacidad de datos en la Corporación Financiera Internacional (IFC), el brazo del sector privado del Banco Mundial, estuvo fuertemente influenciada por el trabajo de Gwen Thomas.

“Desarrollamos nuestro propio marco basado en elementos de la DGI, así como en otras referencias destacadas”, explica Jennifer Trotsko, quien más tarde se convirtió en directora de cumplimiento y riesgo de IFC y responsable de la protección de datos. Gracias a este marco, la institución pudo coordinar las actividades de los diferentes equipos. Al utilizar un lenguaje común para comunicarse sobre todo, desde políticas y reglas hasta tecnología y procesos, cada parte de la organización pudo referirse al marco y contribuir a un objetivo común.

"Después de establecer el valor comercial de un proyecto, lo primero que hacemos es asignar las tareas a completar a nuestro marco interno de gobierno de datos", explica. Al designar a un responsable de la política de datos, otro del uso de la tecnología y otro más de la gestión del cambio, el proyecto tiene salvaguardas e hitos claros. Esto permite que el equipo central administre el proyecto en docenas de departamentos, y es el marco que brinda a las distintas partes interesadas la seguridad de que todos los elementos clave están bien cubiertos. En resumen, los líderes se centran en la ejecución, sabiendo que todos tienen una visión común que contribuye al esfuerzo general”.

Jennifer Trotsko es ahora Gerente del Programa de Privacidad del Fondo Monetario Internacional (FMI), donde continúa desarrollando y adaptando el marco de gobernanza de datos de la DGI. Un modelo cuyo valor es, según ella, “inestimable para la gestión de grandes proyectos que implican la recopilación, el almacenamiento y el análisis de datos”.