Limitando con Bélgica y el Mosa, la comunidad de municipios de Portes du Luxemburgo (CCPL), situada en el departamento de Ardenas, reúne 50 municipios y 20.500 habitantes en una superficie de aproximadamente 500 km2. La comunidad ofrece numerosos servicios, incluida la recogida de residuos, el desarrollo económico y turístico, la movilidad, la política de vivienda y entorno de vida, el apoyo a las familias, la política de salud pública y la gestión de equipamientos culturales. y deportistas.

En 2021, la CCPL pondrá en marcha un programa para desmaterializar todos sus procedimientos administrativos. Durante una licitación, la comunidad estudia diferentes soluciones, incluidas las de los actores locales. Lola Gaudefroy, secretaria general del CCPL, llegó en ese momento para priorizar este proyecto, que quedó en suspenso por falta de recursos. “Queríamos encontrar la herramienta adecuada y 'hecha a medida' capaz de adaptarse a nuestra organización y a nuestros procesos”, explica. Al final de la licitación, la comunidad finalmente seleccionó la solución de gestión de relaciones con los usuarios E-Gov, de la editorial Efalia, tanto por su adecuación a las necesidades del sector público como por su escalabilidad. La plataforma permite centralizar la gestión del correo entrante enviado a diferentes departamentos, e incluye además un portal destinado a los usuarios.

Ahorro de tiempo para los agentes

Inicialmente, la CCPL implementó la herramienta para gestionar la relación con los socios comunitarios. Hasta la fecha, se han integrado en la solución 6.283 expedientes de socios. También se ha creado una interfaz para conectar el buzón de recepción de la CCPL a la solución E-gov, lo que permite reintegrar automáticamente todo el correo entrante. Luego, los agentes pueden completar la información que falta en los formularios antes de asignarlos para su procesamiento a la bandeja de correo correcta. En el caso del correo en papel, el documento se digitaliza y sigue exactamente el mismo circuito de procesamiento. El portal se encuentra actualmente en implementación. Se utilizará, en particular, para gestionar diversos trámites en línea: formularios urbanísticos Cerfa, bonos de movilidad y diversas ayudas destinadas a agricultores, empresas y asociaciones.

“La solución nos permitió ahorrar tiempo a nuestros distintos agentes y también representa un ahorro importante para la organización. Además, permite mejorar y simplificar el procesamiento y seguimiento de archivos para un mejor servicio a nuestros usuarios, todo ello en un entorno fiable y seguro que promueve el cumplimiento y la colaboración”, valora Lola Gaudefroy. Posteriormente, la CCPL prevé ampliar el portal a todos los públicos interesados, es decir, sus ciudadanos (excluidos los procedimientos de estado civil), los 50 municipios, las empresas locales y otros socios. La comunidad también desea implementar una gestión global de documentos electrónicos para todas estas audiencias.