Planificar y lanzar una iniciativa importante de TI es uno de los mayores desafíos que enfrenta el CIO. Todos los elementos deben estudiarse con el mayor cuidado: tecnología, objetivos, el aspecto financiero y, sobre todo, el calendario. Si la iniciativa se lanza demasiado temprano, la tecnología puede ser inmadura. Por otro lado, si el proyecto no se lanza a tiempo, la compañía puede retrasarse en sus competidores, tal vez incluso irreversiblemente. Saber exactamente cuando el lanzamiento de una iniciativa crítica de TI requiere una experiencia profunda en la empresa, el mercado y la tecnología. La mayoría de los CIO ya tienen estas habilidades, pero conocer los atrapados también es crucial. En particular, los siguientes ocho errores, que todos pueden ser fatales.

1. Liderazgo fallido

"Antes de la estrategia y la tecnología, el liderazgo es un elemento clave en el éxito de cualquier gran proyecto de transformación", observa Suneet Dua, director de desarrollo de la firma de consultoría de PwC. El liderazgo definitivo y el compromiso insuficiente del equipo pueden conducir a retrasos y errores que pierden el tiempo. "Identificar rápidamente los errores cometidos e involucrando a los empleados en el proceso de corrección, en lugar de dejarlos en ignorancia, puede ayudar fuertemente a limitar el daño", agrega Suneet Dua. Muchos errores de planificación resultan de una desconexión entre el servicio de TI y los otros departamentos de la empresa. "Para tener éxito, los gerentes de TI no deben centrarse en las únicas limitaciones del departamento de TI, sino que involucran a todos los ejecutivos en su proyecto de transformación digital", aconseja Suneet Dua.

2. Mala planificación

La planificación defectuosa a menudo resulta en un mal momento, especialmente cuando una iniciativa de TI entra en conflicto con prioridades preexistentes o proyectos comerciales. "Con frecuencia, los equipos de TI no tienen en cuenta otras actividades, lo que puede afectar tener un impacto en las bases de usuarios dirigidas por un proyecto de TI y su capacidad de colaborar", explica Seth Lively, gerente digital en los Estados Unidos para la consultoría de 'PA Consultoría Compañía. Esta mala planificación puede crear confusión cuando la Iniciativa de TI desorganizó un singanitariamente la agenda de los oficios. Según Seth Lively, la mejor manera de planificar adecuadamente una iniciativa importante de TI es crear una oficina de proyectos, una transformación de gestión de gestión (TMO) o una entidad similar, que coordinará las actividades y sus interdependencias. “Una oficina del proyecto sirve como un marco para seguir los desarrollos en los principales programas de procesamiento y su equipo centralizado puede coordinar los servicios de la compañía involucrados en estos esfuerzos de transformación. Si las interdependencias y las diversas iniciativas se planifican adecuadamente, las partes interesadas de la empresa se dedican a momentos clave en el desarrollo de la solución ”.

3. Horarios sobrecargados

"Los gerentes de TI ya tienen mucho que hacer", señala Kevin Shuler, director general de la compañía consultora cuando Ary Consulting Group. En consecuencia, la mayoría de los CIO se centran primero en las operaciones críticas para la empresa, el mantenimiento de los sistemas existentes es una prioridad absoluta para garantizar la actividad. "Primero debemos organizarnos para evitar ser sumergidos permanentemente, luego usar el tiempo y los recursos adicionales disponibles para satisfacer otras necesidades", explica Kevin Shuler. Para generar el tiempo necesario para implementar una iniciativa potencialmente transformadora, esta última aconseja a DSIS que aumente su fuerza laboral sin aumentar los costos o los miembros del equipo. Para esto, sugiere usar plataformas de bajo código. "Pueden proporcionar fragmentos de código prefabricados y ayudar a los desarrolladores a ser más productivos", explica el CEO. Estas plataformas pueden ayudar a reducir considerablemente el tiempo de desarrollo y ayudarlo a compensar el retraso en ciertas tareas. "Y para agregar que un programa de desarrolladores ciudadanos también ayuda a liberar tiempo adicional dentro de los equipos de TI, incluso si se deben crear ejecutivos de gobernanza para garantizar que el programa permanezca en el camino correcto. "Delegar tareas menos esenciales para los empleados de bajo código puede mejorar el rendimiento, sin sopesar los recursos informáticos", observa Kevin Shuler.

4. Compromiso insuficiente

La indecisión y un bajo sabor de riesgo son las dos razones que a menudo impulsan a los CIO a retrasar sus iniciativas más llamativas. “Para los líderes ágiles y recurrieron al futuro, la velocidad de ejecución está en el corazón de sus discusiones de rendimiento. Por otro lado, los líderes más indecisos a menudo tienden a confiar en decisiones consensuadas y evaluaciones de riesgos interminables ”, explica Colm Sparks-Austin, CEO de Capgemini Canadá. Para planificar adecuadamente una iniciativa clave, el tomador de decisiones de TI debe alinearla con los objetivos de la Compañía. "Si la actividad de la empresa no está en el corazón de la iniciativa, o si las profesiones no son conscientes de esta alineación, está claro que algo está mal", dice el gerente de Capgemini. "Los CIO también deben asegurarse de analizar todos los gastos de TI a través del prisma de los objetivos de la compañía", dijo Colm Sparks-Austin. Este enfoque, combinado con las evaluaciones de la contribución de la iniciativa para lograr los objetivos de la Compañía durante un período determinado, puede reparar el daño de una iniciativa mal planificada. "

5. Financiación poco realista

"La financiación poco realista casi siempre tiene un impacto importante en el fracaso de una iniciativa de TI", señala Ravi Malick, DSI de Box, el proveedor de herramientas de gestión de contenido, colaboración y intercambio de archivos en la nube. "Una evaluación financiera demasiado optimista casi siempre está involucrada durante el fracaso de una iniciativa". Por lo tanto, es mejor esperar en lugar de lanzar una iniciativa subfinancial. Según Ravi Malick, la subfinanciación resulta de una combinación de factores, como los precios del hardware, el software y la fuerza laboral ... y la inflación de estos diversos puestos de costos en los últimos meses. "Saber dónde concentrar sus esfuerzos de negociación para obtener el precio más bajo es esencial para respetar el presupuesto y asegurarse de no tener compromiso más adelante, lo que tendría un impacto en el éxito de la iniciativa", agrega la caja de cajas.

6. Configuración desproporcionada en el status quo

Algunos funcionarios de TI esperan el entorno económico en el que evoluciona su organización sigue siendo el mismo, o incluso mejora, a lo largo del proceso de desarrollo y el despliegue de una iniciativa importante de TI. Una hipótesis peligrosa. "Los problemas de rentabilidad macroeconómica e interna tienen un efecto considerable en la continuación de la inversión de una empresa en iniciativas importantes, costosas, multirule y multisuplador", explica Eric Lefebvre, director técnico del proveedor del software de cumplimiento fiscal Sovos. Para evitar cualquier sorpresa financiera desagradable, este último sugiere dividir la iniciativa en porciones controlables, cada una proporcionando un valor incremental durante toda la vida del proyecto. "Por ejemplo, en lugar de esperar tres años para que el proyecto tenga éxito, es mejor comenzar entregando capacidades básicas, a través de un MVP (producto mínimo viable) en los primeros seis meses", ilustra. Las entregas de actualización regulares, por ejemplo, cada trimestre, también traerán visibilidad al proyecto y la capacidad de redirigirlo si las prioridades de la compañía cambian o si el entorno económico o competitivo se transforma. “Los CIO también deben planificar sus proyectos de transformación, teniendo en cuenta que la financiación podría secarse después de la entrega trimestral. Este enfoque garantiza que el plan de financiación sea defendible frente a una administración general y se puede pagar fácilmente hasta que las condiciones sean más propicios para la inversión ”, agrega Eric Lefebvre.

7. Mala coordinación de las partes interesadas

Las iniciativas de TI frecuentemente afectan los procesos comerciales críticos, y no siempre positivamente. "Es esencial programar cualquier iniciativa de TI para que las partes interesadas en cuestión puedan adaptarse al cambio y adoptarlo con un mínimo de riesgos", señala Ola Chowning, socia del gabinete mundial para la investigación y consultoría ISG. Control icónico: modificar un sistema de información financiera durante el período de definición del presupuesto, antes de fin de mes o, lo que es peor, antes del cierre del año financiero.

8. pares de pares por otras tareas

Los funcionarios asumen muchas responsabilidades críticas que pueden perder el tiempo. Tener que ocuparse de muchas tareas diarias urgentes puede conducir a iniciativas inoportunas. "Cuando está ocupado por otras tareas, el CIO puede volverse más receptivo que proactivo", señala Jeremy Richard, TI y gerente de seguridad del proveedor Armis. "En un mundo tecnológico en constante evolución, los CIO deben ser visionarios con habilidades de planificación sólidas, y siempre deben mantener sus ojos en los objetivos de la empresa para garantizar un buen momento y una buena ejecución de sus iniciativas más importantes", dice Jeremy Richard. Este último señala que el daño causado por una iniciativa inapropiada puede ser atenuada, y a veces incluso reparada, gracias a la planificación adecuada del proyecto y la comunicación abierta. Ejecución la próxima vez ", advierte, y agrega que el gerente de TI también debe analizar las razones por las cuales la iniciativa ha sido mala programada y lo que podría mejorarse al implementar proyectos futuros.

Conclusión

Según Ravi Malick de Box, nunca hay un momento ideal para lanzar una iniciativa de TI importante, especialmente cuando tiene un impacto significativo en todas las funciones o negocios. La mejor manera de limitar las perturbaciones es llevar a cabo una planificación inteligente de los proyectos que surgen de esta iniciativa. "Al principio, lo mejor es hacer que las personas se sientan alineadas y apoyadas, luego asegúrese de que la gobernanza esté en su lugar para que los equipos permanezcan centrados en los objetivos, al olvidar posponer menos proyectos de análisis de prioridad del DSI. Finalmente, debe estar aseguró que la iniciativa se financiará adecuadamente, no al menos ”.