Ya no estamos sujetos a los dictados de Microsoft. Esto es lo que impulsó a la región de Occitania, que incluye 13 departamentos y más de 6 millones de habitantes, a buscar una alternativa a la suite colaborativa del editor líder mundial. Si bien se había equipado con Office 365 durante la crisis de Covid, la región se encontró tres años después, al renovar el contrato, con condiciones comerciales que la obligaron a estudiar soluciones alternativas. "Nos enfrentábamos a un aumento de costos del 20 al 30%, mientras que nuestros presupuestos operativos se contraían. Además, queríamos volver a un mundo digital más soberano; con Microsoft, sentimos que ya no estábamos decidiendo nuestro futuro", explica Nelly Mallet, directora adjunta de servicios al usuario en el departamento de información y digital de la autoridad local. "Por ejemplo, Microsoft no nos pidió nuestra opinión sobre la llegada de la IA a la solución. Desde su punto de vista, la tecnología formaba parte del paquete", subraya Nejla Yucel, directora de proyectos de transición digital en la región de Occitania.

Visio: Zoom, temporalmente

Ante estos hallazgos, la comunidad que agrupa a las antiguas regiones de Languedoc-Roussillon y Midi-Pyrénées decidió limitar el alcance de los productos de Microsoft mediante la compra de licencias de Office 2021. "Esto significa que ya no tenemos ningún vínculo con la nube del editor", explica Nelly Mallet. La región se ha embarcado en la búsqueda de una solución colaborativa alternativa que cubra las necesidades de la comunidad en términos de ergonomía, soberanía y seguridad. Tres soluciones están siendo probadas (Interstis, Wimi y eXo) por el departamento de TI, pero también por los usuarios. Son precisamente estos últimos los que apoyan la elección de eXo, debido a su ergonomía.

La solución, desplegada en modo SaaS en un entorno SecNumCloud, se utiliza actualmente para la gestión de equipos o la colaboración documental. "No hemos desplegado la videoconferencia de la plataforma debido a nuestro nivel de exigencia, ya que la región cuenta con 2.500 usuarios potenciales repartidos entre Toulouse y Montpellier", explica Nelly Mallet. Para esta función, la región de Occitania utiliza Zoom "temporalmente" y está estudiando BigBlueButton, una solución Open Source inicialmente diseñada para el mundo de la educación y apoyada por Dinum, el departamento de TI del Estado. "Estamos estudiando los posibles usos de esta herramienta y discutiendo la integración de este componente en la plataforma eXo", explica la responsable. Incluso para cubrir parte de las necesidades, al menos inicialmente.

Una factura dividida por cuatro

La interacción con el editor y la capacidad de influir en su hoja de ruta son aspectos que la comunidad valora. "Gracias a estas conversaciones, ya hemos implementado decenas de novedades, como la selección múltiple de documentos, la memorización de vistas preferidas o la publicación de enlaces de descarga. En comparación con nuestras necesidades, la migración a eXo no supone un paso atrás en términos de funcionalidad", asegura Nejla Yucel. Según ella, la plataforma acoge ahora a más usuarios que Microsoft Teams antes. "No porque sea más práctica, sino porque nos hemos centrado en el apoyo al cambio". Con formaciones, seminarios web, reuniones semanales, tutoriales o apoyo a reuniones de gestión. "Con este sistema, hemos llegado a alrededor del 50% de los agentes", indica la responsable del proyecto.

De izquierda a derecha, Nejla Yucel, responsable del proyecto de transición digital en la región de Occitania, y Nelly Mallet, directora adjunta de servicios al usuario en el Departamento de Información y Digitalización de la entidad local. (Foto: DR)

Un esfuerzo que la región ha podido financiar con el ahorro realizado en el presupuesto de Microsoft, ya que la solución Office 365 representaba un coste anual de 1,2 millones de euros (antes del aumento). "Al migrar a eXo, desde el primer año, dividimos esta factura por cuatro", resume Nelly Mallet. Hoy, la solución cuenta con unos 1.000 usuarios activos, a los que se suman los usuarios externos (centros de formación, empresas, etc.). Y el contrato permite aumentar este total a 8.000 usuarios simultáneos (incluidos 4.000 internos). "Todo ello con una gestión de derechos muy sencilla", indica la directora adjunta de servicios a los usuarios dentro del departamento de TI.

Reducir las licencias más caras al mínimo indispensable

Para estos últimos, el proyecto es sólo un primer paso en una estrategia para salir de Gafam. Ya está en la mira el servicio de mensajería Exchange de la misma Microsoft. Se ha definido un primer prototipo con BlueMind y debería seguir otro con Zimbra. Las pocas dificultades encontradas se concentran en los usuarios que gestionan varios calendarios o buzones de correo.

Dirigida por un responsable electo (Marc Sztulman) y el director general de servicios comunitarios, esta estrategia pretende a la vez volver a los componentes soberanos y hacer ahorros. La región pretende así seguir reduciendo sus licencias de Microsoft o Adobe, concentrándolas en los usuarios con necesidades avanzadas para ofrecer alternativas menos costosas a los demás. "Esta salida progresiva de los Gafam va acompañada de un deseo de validar cada paso con los usuarios", subraya Nelly Mallet. En cuanto a la colaboración, algunos lamentan sin duda la desaparición de Teams, pero la mayoría de los agentes han comprendido el sentido de esta política y muestran cierto orgullo por liberarse de los Gafam".

Además de esta limitación de las licencias más pesadas para el presupuesto de la región, el departamento de IT de la comunidad también está trabajando en el desarrollo de los usos y la ergonomía de las alternativas que está implementando. Como en el caso de eXo, donde se están estudiando intranets por departamento para que la solución se instale como herramienta por defecto. Sin olvidar el trabajo en la integración de la plataforma colaborativa, en particular con la mensajería. “Una de las limitaciones actuales radica en la gestión de las notificaciones. Pero estamos trabajando con la editorial en desarrollos en este ámbito”, señala Nelly Mallet.