Para hacer más fiable la gestión de estos formularios, IFP Energies Nouvelles (IFPEN) recurre al entorno sin código que ofrece la editorial DAMAaaS. La solución ya ha permitido crear 14 formularios para 2.600 usuarios interesados. Cubren múltiples necesidades: asignación de oficinas, avisos de paso y ausencias, gestión de solicitudes, autorizaciones de trabajo y permisos asociados, avisos de movimientos, etc. Estas herramientas sustituyen procesos que antes se gestionaban mediante flujos de trabajo manuales, basados ​​en herramientas ofimáticas. “Además de llevar mucho tiempo, este enfoque no hizo que las etapas de validación fueran lo suficientemente fiables”, observa Anne Pinchinat, responsable del proyecto SI en una institución pública especializada en investigación y formación en el ámbito energético. , transporte y medio ambiente.

La sustitución de los flujos de trabajo manuales por una solución sin código sigue a un primer intento fallido, esta vez basado en una herramienta de bajo código. "Implementamos una primera solución BPM low-code en 2019 que nos pareció adecuada y que se implementó para las dos primeras formas", afirma Anne Pinchinat. Pero la herramienta generó demasiada complejidad en la implementación de nuevas formas y requirió el uso de desarrollo externo. Fue costoso en términos de tiempo y presupuesto. » De ahí una primera PoC sobre la solución DAMAaaS, creada utilizando el formulario de Autorizaciones de Trabajo, que permite a empresas externas trabajar en los sitios del IFPEN. "A diferencia de la solución anterior, que fue decepcionante en términos de tiempo de implementación, la herramienta BPM DAMAaaS satisfizo perfectamente las necesidades expresadas en nuestras especificaciones iniciales", continúa el director del proyecto.

Autorizaciones de trabajo: 300 formularios completados por mes

En particular, la solución permite al instituto crear formularios mediante configuración, sin ningún desarrollo. Esto asegura una producción rápida. Para Anne Pinchinat, la herramienta funciona “como un Lego, con una lógica de configuración accesible”. Además, la elección de una solución SaaS permite liberar al departamento de TI del IFPEN del mantenimiento de la aplicación. Para garantizar el desarrollo de habilidades de los equipos internos, la editorial apoyó al organismo público en la creación de los primeros formularios. “Esto ayuda a comprender la lógica de la herramienta y ganar autonomía, particularmente para controlar los cambios en los formularios. Tres miembros del departamento de TI son ahora autónomos para modificar formularios o incluso crearlos, y otras personas están en el proceso de aumentar sus habilidades”, explica el director del proyecto.

En total, el contrato de 18 meses firmado entre el editor SaaS y el establecimiento público prevé la creación de 40 formularios. Incluyendo procesos centrales de los negocios del IFPEN, como las solicitudes de propiedad intelectual para I+D. Y algunos formularios ya son muy utilizados por los usuarios, como las autorizaciones de trabajo, para las que se rellenan una media de 300 formularios cada mes. “El objetivo de 40 formularios para el otoño de 2023 es ambicioso pero totalmente realista”, explica Anne Pinchinat. Ya hemos implementado con DAMAaaS numerosos módulos de repositorio que contribuirán a la implementación de los siguientes formularios. » Para el director del proyecto, la homogeneidad de los formularios creados facilita su apropiación por parte de los usuarios finales. “¡También estamos empezando a tener solicitudes de los profesionales para agregar procesos! »