La perspectiva de dejar de realizar el mantenimiento de SAP ECC, la versión del paquete de software que se utiliza en la mayoría de las organizaciones, está obligando a los departamentos de TI a plantearse la cuestión de actualizar su ERP a S/4 Hana, la nueva arquitectura que defiende la editorial Walldorf. Un proyecto costoso y arriesgado, ya que cualquier interrupción de este sistema central en la vida de las empresas tiene consecuencias considerables.
"Queda mucho camino por recorrer. Pocas empresas que necesitan migrar ya han dado el paso: estamos hablando de unas decenas de puntos porcentuales en los que se ha iniciado la migración", afirma Gianmaria Perancin, presidente de la USF (el club de usuarios francófonos de SAP), asociación que se dispone a publicar un informe más detallado en su futura convención, el próximo mes de octubre. Gianmaria Perancin subraya, no obstante, la urgencia de este proyecto para las empresas que no utilizan la última versión de ECC, ya que se enfrentan al cese de su mantenimiento a partir de finales de 2025 (frente a finales de 2027 para las que se hayan actualizado a la última versión de la generación anterior del software SAP). "Todavía no podemos estar seguros de la capacidad de las empresas para cumplir con las fechas dadas por SAP", considera.
Vea el vídeo del programa sobre las migraciones a S/4 Hana (49 min)
Este último también constata un cambio en el enfoque de las empresas hacia enfoques Brownfield, basados en una reconversión de lo existente. "Al principio, pensábamos que preferirían optar por un enfoque Greenfield (la construcción de un nuevo entorno, NdR), para renovar sus procesos, reducir la parte de desarrollos específicos y adoptar el estándar proporcionado por SAP". Pero este tipo de proyectos exige una fuerte implicación de las líneas de negocio, "lo que puede dar un poco de miedo", subraya el presidente de la USF.
Avanzar paso a paso
De ahí que hoy parezca que se está perfilando un enfoque en varias etapas: primero la implantación de S/4 Hana como base para la futura transformación, luego una modernización de los procesos, "quizás con otro software o con otros módulos SAP o incluso con IA", indica Gianmaria Perancin. Este es, por ejemplo, el camino trazado por la AIFE (Agencia Estatal de Informática Financiera), un departamento con competencias nacionales dependiente del Ministro Delegado de Cuentas Públicas, que gestiona Chorus, el sistema de información financiera del Estado. Cuenta con unos 23.000 usuarios.
Laurent Robillard, adjunto al director de la AIFE: "Después de una semana, habíamos recuperado una situación nominal".
El pasado mes de mayo, AIFE migró este paquete de software central al funcionamiento del EstadoAnteriormente, en ECC, se pasó a S/4 Hana, debido al cese anunciado del mantenimiento de esta rama de software por parte de SAP. "Comenzamos con una prueba de concepto de la migración de Chorus para evaluar los impactos, la complejidad y la carga de trabajo del proyecto, luego lanzamos una convocatoria de licitación y elegimos un proveedor de servicios", explica Laurent Robillard, director adjunto de AIFE. Para la Agencia, el proyecto es sin duda una oportunidad para renovar la ergonomía, facilitar el desarrollo de habilidades sobre el paquete de software (a través de un módulo de ayuda en línea) o incluso el rendimiento, pero sin dejar de lado una migración isofuncional de tipo Brownfield.
Uno de los retos de esta actualización fue el tamaño de la base de datos, que alcanzó los 65 TB. "Para reducirla al máximo, lanzamos un proyecto de archivado de datos un año antes de la migración", explica Laurent Robillard. "El otro punto de vigilancia del proyecto se refería al código específico de las finanzas del Estado que debíamos migrar, con el riesgo de que la nueva versión hiciera que ciertas reglas fueran incompatibles con la configuración inicial de Chorus". Un riesgo que se materializó, lo que llevó a AIFE a llegar a un acuerdo con SAP para impactar lo menos posible en la configuración y tener garantías en cuanto al mantenimiento de la solución.
Una fase de prueba con... 2000 usuarios
Para que el proyecto se pudiera llevar a buen puerto, se estableció una "fase de aceptación muy larga" de cinco meses con los ministerios sobre una copia de la producción. Una fase de preparación en la que participaron nada menos que 2.000 usuarios. "Lo que también permitió iniciar la gestión del cambio", afirma el directivo.
Estas precauciones, sumadas a la parada de Chorus durante 10 días (para garantizar la conversión de la base de datos) y a los siete ensayos realizados por los equipos de AIFE y Accenture, permitieron asegurar la operación y reiniciarla sin problemas. "Hemos detectado muy pocas anomalías, todas de menor importancia. Después de una semana, habíamos recuperado una situación normal", resume Laurent Robillard. Una base que AIFE pretende utilizar ahora para volver a analizar los recorridos de los usuarios y optimizar los procesos, basándose en las aplicaciones Fiori puestas a disposición por el editor. "Estamos trabajando en una nueva cabina de facturación, para priorizar el tratamiento", ilustra el asistente del director de AIFE, que también pretende desarrollar un módulo de aprendizaje electrónico para ahorrar en costes de formación.
La historia de AIFE es un ejemplo de un proyecto que no tiene nada de trivial. "Estamos hablando de proyectos que duran de media entre 9 y 18 meses", afirma Gianmaria Perancin. Según él, es mejor anticiparse, "porque nos enfrentamos a un problema de competencias, aunque SAP haya hecho esfuerzos de formación. Cuanto más esperemos, más probabilidades hay de que nos encontremos entre la espada y la pared". Con las tarifas diarias medias, que corren el riesgo de dispararse entre los proveedores de servicios.
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