Ante la obsolescencia de su sistema de información financiera, la empresa de alquiler de vehículos Europcar Mobility Group decidió buscar una nueva solución única y homogénea para todo el grupo y sus filiales en todo el mundo. Históricamente equipada con varios ERP locales, se propuso encontrar una herramienta en la nube con funciones y una interfaz de usuario más adaptada a sus necesidades actuales y aprovechó la oportunidad para revisar sus procesos financieros desde una página en blanco. “Teníamos una decena de ERP diferentes, únicamente on-premise, principalmente SAP ECC y Oracle”, explica Valérie Leffray, responsable de producto y tecnología, directora del programa de transformación financiera, responsable del proyecto desde el punto de vista TI. con un par en el lado empresarial. Apegada a sus rigurosos procesos de compras, la compañía finalmente prefirió a SAP que los respetó al pie de la letra y apostó por SAP S/4Hana en la nube (Rise with SAP), que cubría sus necesidades tanto tecnológicas como de negocio. .

La complejidad de la interfaz y la migración de datos

Europcar Mobility Group quería “un software reconocido, con una experiencia de usuario moderna, en la nube, fácilmente configurable y suficientemente ágil en su implementación”, añade Valérie Leffray. Con un modelo central para todo el grupo al que podrían conectarse todas las filiales, para estandarizar, armonizar, simplificar procesos y pasar a la nube. » Tras firmar con la editorial alemana a finales de 2021, Europcar Mobility inició su proyecto en enero de 2022 y lanzó un primer piloto en su filial portuguesa para sus marcas Goldcar y Europcar en junio y julio de 2023. “Es una importante filial intermedia, que no explota todos los complejos casos de uso del grupo, pero es suficientemente representativo de los procesos soportados por SAP S4/Hana, explica Valérie Leffray. Es más, es un país que siempre apoya nuevos proyectos. Finalmente, aquí es donde se encuentra nuestro centro de servicios compartidos. » En 2024 será el turno de España, luego Francia e Italia. 240 empleados ya utilizan la solución. Debería haber al menos 500 al final del despliegue.

Valérie Leffray, en efecto, no oculta la complejidad del proceso, tanto desde el punto de vista técnico como organizativo, complejidad que alargó el tiempo de preparación. Una implementación de este orden rara vez es fácil y la empresa de alquiler de automóviles enfrentó dos desafíos principales: la integración de S4/Hana y la migración de datos. “La configuración de los módulos financieros de SAP (FI-CO para el control financiero y FI-CA para el cobro, entre otros) requirió mucha atención”, explica el gerente de producto y tecnología. Y también nos tomamos el tiempo para transformar nuestros datos adecuadamente y validar algunos de los "elementos abiertos". »

La transferencia de bases de datos de clientes o proveedores de un sistema a otro sólo requiere un cambio de formato y la aplicación de reglas de gestión de SAP, aunque sean bastante estrictas, (formato de números de teléfono o direcciones, por ejemplo). Por otra parte, la transición de las "partidas abiertas", es decir, de los asientos contables al balance, por ejemplo, requiere una validación más compleja y prolongada. “Esta etapa requiere fuertes competencias profesionales”, continúa Valérie Leffray. En este tipo de proyectos, es necesario verificar que los resultados de un proceso financiero sean los mismos de un sistema a otro. Y la disponibilidad y las habilidades de los recursos en las profesiones son temas centrales. »

Recuperando la cadena de integración

En cuanto a TI, Europcar Mobility optó por contar con el apoyo de SAP Services para implementar su modelo central común a toda la empresa y luego de ESN Neosight en particular para interactuar con sus aplicaciones comerciales como Sidetrade, para cobros, o Kiriba, para efectivo. "Tenemos un equipo central de TI, pero no teníamos ninguna experiencia en SAP", recuerda el director de producto y tecnología. El seguimiento por parte de Servicios SAP nos resultó muy útil para tener puntos de contacto privilegiados con el editor. »

Valérie Leffray, responsable de productos y tecnología, directora del programa de transformación financiera, responsable del proyecto SAP S/4Hana desde el punto de vista TI. (foto Europcar Movilidad)

"En lo que respecta a las cuestiones operativas, no pudimos replicar todas nuestras prácticas en S4/Hana", añade Valérie Leffray. Monitoreamos cientos de interfaces de aplicaciones todos los días. Esto es fundamental para poder rectificar y recargar la interfaz, si es necesario. Y como en todo proyecto de integración, hay rechazos y es fundamental gestionarlo todo. » Después de años de buen funcionamiento, cualquier cambio es difícil y los equipos de Europcar Mobility tuvieron que reapropiarse de la cadena de integración.

Una herramienta de fidelización de empleados

La preparación del proyecto duró finalmente 18 meses. Un retraso mayor al esperado. Europcar Mobility quería acercarse lo más posible a la solución estándar. “Partimos de una página en blanco con una redefinición de los procesos financieros y del plan de cuentas. Esto también requiere definir procesos objetivo operativos, estándar y simplificados, explica Valérie Leffray. Hay que tomarse el tiempo necesario para que el modelo central cubra la mayoría de funciones básicas con seriedad y calidad. » El objetivo entonces es minimizar la personalización, la localización y la adaptación al negocio, que sin embargo son esenciales, para implementar lo más rápido posible. Aquí todo es cuestión de compromiso.

Por último, no hay ROI como tal para este tipo de proyectos. “Las licencias SAP son extremadamente caras y cualquier adición es de pago, pero ahora tenemos una solución y un proceso financiero homogéneos dentro del grupo, nuestro centro de servicios compartido tiene datos consistentes y nuestros usuarios hacen muchas más cosas”, resume Valérie Leffray. Y la guinda del pastel, esta solución reciente y moderna motiva a los equipos financieros y desempeña un papel en la retención del equipo, e incluso en la contratación, dentro de los departamentos de DAF y TI.