La reforma de la factura electrónica debería haber entrado en vigor el 1 de julio, pero en julio de 2023, El Estado ha decidido posponer la fecha límite hasta el 1 de septiembre de 2026La causa es el retraso que ha tenido la AIFE (Agencia de Tecnologías de la Información Financiera del Estado) en el desarrollo del Portal Público de Facturación (PPF), eje del sistema, con un efecto dominó sobre la PDP (plataforma de desmaterialización de socios) y las empresas afectadas.

En este contexto, ¿dónde se encuentran hoy las empresas? Como cada año desde 2022, el editor de SaaS Generix, candidato a registrarse como PDP, publica un barómetro sobre el tema, elaborado por la firma Markess by Exaegis. Según la edición de 2024, el 92% de los encuestados ya estaría equipado con una solución de facturación electrónica, frente a poco más del 80% el año pasado. Pero el 47% aún no la ha implementado en más de la mitad de sus documentos salientes.

La solución más utilizada sigue siendo el operador de facturación electrónica con un 54% (desmaterialización de la factura mediante EDI, firma electrónica, portal de entrada, etc.), seguido de la conciliación automática mediante un flujo de trabajo de aprobación (34%) y el uso de Chorus Pro (31%). "El tratamiento de facturas en papel o no estructuradas (edición y OCR) se mantiene bien después de una fuerte caída en 2022 [...] "Estos requisitos serán muy estrictos, mientras que desaparecerán con la generalización de la factura electrónica", precisa el estudio. "Esto se explica probablemente por el importante aplazamiento de las fechas de inicio de la reforma".

El EDI en aumento

La seguridad fiscal y la desmaterialización se concretan respectivamente en la firma electrónica de documentos de tipo PDF con un 62% (-2 puntos) y en el EDI con un 51% (+5 puntos). El posible paso del primero al segundo se explica probablemente por la perspectiva de la reforma que ya no autorizará los PDF firmados, ya que estos últimos no contienen, por definición, datos estructurados. En cuanto al formato, el UBL se mantiene estable, pero el Edifact sube 3 puntos hasta el 39%, cuando los demás formatos bajan. El estudio de Generix-Markess recuerda que en Francia, "la reforma fiscal todavía tolera el uso de formatos EDI históricos como EANCOM en la distribución o GALIA en la industria del automóvil, pero mediante acuerdos entre las PDP y siempre que cubran los datos previstos. La PPF ya no aceptará estos formatos". [...] La mayoría de las PDP ofrecen "conversores inter-sintaxis" según el estándar europeo EN16931 (UBL y CII) utilizado en muchos países de la UE, en cumplimiento de la directiva Vida sobre el IVA digital (IVA en la era digital).

En términos de uso, el formato electrónico afecta principalmente a las facturas de proveedores (64%, +30%) y facturas de clientes (63%, +56%), seguidas de las facturas intragrupo (41%). Desde el punto de vista sectorial, destaca el comercio minorista para las facturas de proveedores (65%) y el transporte y la logística para las facturas de clientes (59% y 54%). Y la mitad de las empresas han superado una tasa del 50% de sus facturas en formato electrónico (EDI, pero también no estructurado).

La reforma identificó claramente

En cuanto a la reforma en sí, el 89% de los encuestados afirma conocerla. Esta proporción se eleva al 95% entre las empresas más grandes, que son las principales afectadas. Además, casi 4 de cada 5 empresas han continuado con su proyecto de cumplimiento, a pesar del anuncio del aplazamiento del calendario reglamentario. Una cuarta parte incluso ha ampliado el alcance funcional de este proyecto. Y aunque más de la mitad de los encuestados cree que el cumplimiento durará al menos 9 meses y el 80% al menos medio año, 4 de cada 5 creen que estarán listos en septiembre de 2026. El 39% también está abandonando la fase de descubrimiento y análisis para pasar a la elección de soluciones (+8 puntos). El 78% utilizará al menos un PDP, incluido el 40% el PPF.

Al igual que en el primer calendario, la presentación de informes electrónicos para los mercados internacionales se producirá al final del proceso (2026-2027). Sin embargo, dos tercios de las empresas afirman en la encuesta que estarán listas a finales de 2025. Para más de la mitad de los encuestados, las obligaciones relacionadas con la reforma (emisión y posterior recepción exclusiva de facturas en formato estructurado, suministro de información obligatoria) son las más fáciles de gestionar. Las más difíciles son el cumplimiento de los diferentes casos de uso, como la autofacturación o el factoring, o la recopilación y difusión de los estados de procesamiento de las facturas a lo largo de su ciclo de vida. Dos tercios de los encuestados estiman un coste de 500.000 € para el proyecto, y el 36% aspira a 1 millón de euros (no es de extrañar que sean 2/3 de los más grandes).

Un retraso utilizado para mejorar los procesos

Por encima de todo, desde el punto de vista normativo, la obra también se considera un vector de mejora de los procesos. Casi 7 de cada 10 encuestados afirman que lo aprovechan para automatizar sus procesos, el 57% para hacer más fiables sus datos y el 55% para mejorar la gestión de su tesorería. Este trío de objetivos es el mismo que en 2023, pero la proporción de encuestados que citan la automatización de los procesos se ha disparado en un 50%. "Será mucho más fácil conciliar las facturas con los datos de los pedidos, recibos o contratos, tanto a nivel de cabeceras y pies de página de las facturas como a nivel de líneas de factura", explica el estudio.

En términos más generales, las empresas son favorables a la garantía de conformidad con las facturas, la reducción de los plazos de pago y la mejora de la calidad de los datos. Por el contrario, temen la dificultad de recopilación de datos, la interferencia del Estado en los intercambios con sus clientes y proveedores y la pérdida del derecho a deducir el IVA en determinados casos.