Tener visibilidad en la contabilidad de tiempo real. Es esta ambición que el grupo francés listo para usar SMCP (Sandro, Maje, Claudie Pierlot) persiguió a través del despliegue de una herramienta SaaS que cubre todas sus actividades. "Anteriormente teníamos una organización bastante dispersa, con cuentas de país, que fue subcontratada o administrada por equipos colocados en las subsidiarias, con herramientas y procesos limpios", dice Guillaume Sauret, gerente de finanzas de SMCP. Las consolidaciones financieras se llevaron a cabo todos los meses mediante intercambios de archivos.

A partir de 2018, el grupo fundado en 2010 toma la decisión de tomar una sola herramienta de contabilidad y en una solución de control de gestión centralizada. Al retener las consolidaciones de las unidades de negocios, recortes por regiones y/o marcas. "Nuestro deseo era implementar una herramienta que cubra a todos los países, incluidos los de Asia, incluida China", explica Guillaume Sauret. Además, la solución fue integrar las funciones de control de gestión. Estos dos criterios permiten que Oracle se separe, SMCP inmediatamente avanzando hacia la versión SaaS del editor estadounidense, Cloud ERP. "Estábamos entre los primeros usuarios de Francia", continúa el administrador de aplicaciones de finanzas. Este fue un criterio de selección, para cuestiones de simplicidad de instalación, pero también acceso a empresas de contabilidad de tercera parte con las que trabajamos, en particular en los aspectos relacionados con los impuestos. »»

Una parada debido a Covid

El proyecto comienza con la definición de un modelo central, que proporciona integraciones a las herramientas periféricas utilizadas por el grupo. Este modelo está notablemente construido con los equipos de Véronique Couviller, ahora Director de Contabilidad Centro de servicio compartido de SMCP y en el momento responsable de contabilizar a Francia. "Como es el mercado del corazón del grupo y también es el más complejo, nuestro modelo se definió en esta base", justifica. Las primeras migraciones comenzaron a fines de 2018 en los Estados Unidos y Canadá, en las que las interfaces fueron las más livianas a fines de 2018, reduciendo así la complejidad de las primeras operaciones. Luego siguió la migración de Francia en abril de 2019, la de otros países europeos ese mismo año y la de China al comienzo de 2020.

Guillaume Sauret, SMCP Finance Application Manager. Según él, el proyecto será amortizado en dos o tres años. (Foto: DR)

La crisis Covid, con sus consecuencias en la actividad del grupo, los confinamientos que detienen el comercio tradicional, un shock para una empresa con 1.700 puntos de venta en el mundo, pero también en el proyecto, debido a los viajes de viajes, abrazó esta mecánica. "Nuestro modelo de implementación y nuestra hoja de ruta han sido revisadas", resume Véronique Couviller. El grupo listo para usar continúa el proyecto, sin embargo, con un equipo reducido, cambia el proveedor para ahorrar dinero e internalizar el conocimiento en la configuración. Por lo tanto, en el proyecto, 2020 es similar a un año de transición, incluso si dos nuevos países aún migran hacia la solución SaaS.

Hacer desarrollos perimetrales

Una vez que ha pasado este hueco de la ola, SMCP revive la migración. Esto le permite completar su proyecto a mediados de 2024, con la migración de los últimos países europeos que aparecen en la hoja de ruta. En total, 23 países y alrededor de cuarenta entidades legales ahora están cubiertas por la solución SaaS. "Desde el lanzamiento del proyecto, el perímetro del grupo también ha cambiado, con la integración de FURSAC (comprada en 2019, nota del editor), la apertura de actividades en Oceanía o el crecimiento de Asia. Sin olvidar los desarrollos regulatorios o los oficios que también han tenido un impacto en nuestros planes iniciales", subyace a Guillaume Sauret. Durante el proyecto, los equipos responsables de la compatibilidad y el control de gestión dentro de este grupo de unas 6.600 personas (€ 1.2 mil millones en facturación en 2023) funcionaron en modo híbrido, parte de las consolidaciones realizadas en la solución de Oracle, mientras que los otros se perpetuaron a través de procesos tradicionales.

La solución, ahora operada por unos 120 usuarios para el componente contable y cincuenta para el control de gestión, primero permitió que SMCP ganara en el tiempo de cierre, un factor clave para esta compañía cotizada. "La decisión de lanzar el proyecto también proviene de allí", enfatiza Véronique Couviller. También hemos ahorrado varios cientos de miles de euros por año en cuentas de firmas contables y ganamos en legibilidad, todas las cuentas de todos los países son accesibles de la misma manera. Que asegura las Escrituras y firma las pistas de auditoría. »»

Simplifique la llegada de la facturación electrónica

Para Guillaume Sauret, el proyecto se amortizará por completo en dos o tres años, también debido a las economías de escala presentadas por la consolidación de los equipos y por la mayor versatilidad de los contadores, ahora trabajan en procesos armonizados. Se creó un centro de servicio compartido, que dirige Véronique Couviller y que tiene alrededor de 45 personas, para actividades en Europa. "Sin olvidar los beneficios en términos de nuevos análisis de datos de efectivo, proveedores o clientes", agrega Guillaume Sauret.

La consolidación de las herramientas y la organización permite, finalmente, el grupo de ropa lista para ver que las regulaciones europeas lleguen a informes y facturaciones electrónicas con cierta serenidad. "Tener el control de la herramienta y el conocimiento de los datos representa un ahorro de tiempo para estos proyectos de cumplimiento", dice el administrador de aplicaciones de finanzas. Suficiente para enfrentar la próxima fecha límite importante en esta tierra, el 1 de septiembre de 2026, la fecha de la entrada en vigor de esta regulación en Francia.