Dalkia Electrotechnics se creó en enero de 2022 para agrupar en una única estructura todas las actividades de ingeniería eléctrica del grupo EDF, supervisando un grupo de pymes y pymes. La empresa es una filial de Dalkia, la división de servicios energéticos de EDF. Establecida en toda Francia, desarrolla sus actividades en tres áreas principales: el diseño y construcción de instalaciones eléctricas, la operación y mantenimiento de instalaciones existentes y, finalmente, la fabricación de equipos en sus cuatro fábricas (subestaciones eléctricas, máquinas rotativas y transformadores). Emplea a unas mil personas.
Cuando se confirmó la creación de la estructura, quiso dotarse de su propio sistema ERP. "Nos planteamos la cuestión de la conexión con el sistema de información de Dalkia, pero presentaba una complejidad y una historia importantes que no correspondían a nuestras necesidades", explica Franck Tixeuil, subdirector de SI de Dalkia. Electrotecnia, durante el evento IFS Connect France. Además, las distintas sociedades que constituían la nueva entidad contaban con herramientas de gestión heterogéneas, procedentes de varias editoriales. “Por eso decidimos empezar desde cero, lanzando especificaciones basadas en lo que queríamos hacer”, continúa Franck Tixeuil.
Cobertura funcional incluida la operativa.
Tras la licitación, dos encuestados presentaron sus propuestas. Uno de ellos se basó en la solución IFS Cloud. “Elegimos este último por su cobertura funcional, más profunda que la de un ERP tradicional, porque llega hasta los niveles operativos”, destaca Franck Tixeuil. Dalkia Electrotechnics también valoró la personalización de la propuesta comercial, más cercana a sus necesidades, así como la orientación a la nube de la solución. En cuanto al alcance, la compañía optó por los módulos de compras, ventas, finanzas, logística, operación y mantenimiento, fabricación y gestión de inventarios, así como el módulo de proyectos IFS.
Una vez tomada la decisión, el equipo del proyecto se encontró ante un gran desafío: un primer plazo muy corto, ya que los primeros componentes debían estar operativos el 1 de enero de 2022. “Implementamos la solución en cuatro meses. Empezamos con un mínimo de ladrillos y una única empresa, manteniéndonos en la configuración estándar. En cuanto a los datos, migramos todo, sin solucionarlo. Esto nos permitió cumplir los plazos y poder pagar a los proveedores y facturar a los clientes con el nuevo sistema”, relata Franck Tixeuil.
El módulo de proyectos en el corazón del modelo
Un aspecto facilitó el inicio: implementar el módulo de proyectos desde el principio. Dalkia Electrotechnics opera principalmente a través de un modelo a medida, con responsables de negocio que supervisan todas las actividades realizadas para un cliente: obra, mantenimiento, guardias, etc. “En la solución, un negocio es un proyecto. Podemos conectar muchos objetos IFS gracias al módulo de proyecto: ventas, compras, órdenes de trabajo, órdenes de producción, contratos, etc. Esto permite a los responsables comerciales tener una visión general”, destaca Franck Tixeuil. El proyecto también sirve como un objeto único para aplicaciones analíticas, lo que facilita la presentación de informes. “También nos permitirá adaptar el reconocimiento de ingresos a nivel contable, en función del contexto y teniendo en cuenta la secuencia y el progreso de las diferentes actividades”, proyecta el adjunto del departamento de SI.
Una vez desplegada la base, el equipo se tomó el tiempo para consolidarla antes de continuar con el despliegue. “Hoy utilizamos un método más tradicional, con una ventaja: como la solución está en producción, podemos mostrársela a las entidades que quedan por implementar”, indica el adjunto del departamento de TI. Ya se han desplegado tres empresas. Entre los próximos despliegues se encuentra Citelum, marca que incluye la oferta de Dalkia Electrotechnics para ciudades inteligentes, prevista para enero de 2024, así como la parte de fabricación, prevista para julio del mismo año.
Comunidad de usuarios empresariales
En el camino, la empresa también cambió de integrador y ahora trabaja en cocontratación con Solika Consulting y Capgemini. “Solika nos aporta una experiencia muy cercana a la profesión y Capgemini la fuerza y el método. Internamente somos un pequeño equipo de TI de siete personas, por lo que era fundamental poder contar con socios”, señala Franck Tixeuil. El equipo también puede contar con contactos comerciales que han estado involucrados desde el principio, con una comunidad activa de propietarios de productos en las principales áreas de negocio y usuarios clave en cada entidad.
Actualmente, la solución cuenta con alrededor de 120 usuarios en total, compuestos principalmente por funciones de soporte, así como gerentes comerciales y sus asistentes. “Más adelante tenemos previsto incorporar también técnicos para que puedan realizar cálculos rápidos o introducir directamente los datos de sus intervenciones, que ya se han vuelto a introducir. Sin embargo, esto requiere un trabajo previo sobre la ergonomía de las interfaces de usuario que se pondrán a su disposición”, confiesa Franck Tixeuil. En conclusión, recuerda dos factores clave para superar los desafíos relacionados con la implementación de un sistema ERP: mantenerse lo más cerca posible del estándar, especialmente cuando los plazos son muy cortos como en el presente caso; pero también la importancia de la experiencia de usuario, que hay que tener en cuenta desde la preparación y durante todo el despliegue.
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