Crusta C industrializa sus procesos de planificación presupuestaria y elaboración de informes

Con sede en Gers en L'Isle-Jourdain, el grupo Crusta C vende camarones cocidos y refrigerados y otros productos del mar, destinados principalmente al sector minorista. Para armonizar e industrializar sus procesos de preparación de presupuestos, la empresa optó por reconstruir su sistema de inteligencia empresarial en torno a dos soluciones de IBM, Cognos Analytics y Planning Analytics, con el apoyo del integrador y ESN Belharra Numérique. Estas herramientas permitirán a los distintos negocios ya los responsables de las cuatro plantas productivas del grupo tener acceso a datos e informes fiables, que faciliten la gestión.

Cuando Lucia Tournier se unió a Crusta C en 2020, como gerente administrativa y financiera, coexistían tres herramientas de BI diferentes, adscritas a las aplicaciones comerciales del grupo. “El BI estaba bastante compartimentado y requería muchas reformulaciones, salidas de Excel. Era muy restrictivo, sobre todo porque los flujos industriales y el proceso presupuestario que los acompaña son bastante complejos, con cuatro sitios para consolidar”, recuerda. Para ganar en eficiencia, pero también para apoyar la implementación de una función de control de gestión, confiada a Lucia Tournier, la empresa se propuso encontrar una solución de informes y presupuestos capaz de asumir la responsabilidad de la recopilación y el procesamiento de datos.

La elección de herramientas totalmente configurables

En particular, la herramienta tenía que obtener datos de las diversas aplicaciones comerciales del grupo, incluidos Oracle ERP, Sage Accounting y Sage Payroll, para acelerar la producción de informes. "Necesitábamos una herramienta que pudiera consultar cualquier base de datos, Oracle, PostgreSQL, Excel, SQL Server... Como estábamos en medio de la revisión de nuestro SI, necesitábamos algo adaptable, para no tener que romper para hacerlo todo de nuevo una vez más", enfatiza Lucia Tournier. La solución no solo tenía que ser flexible, sino también poderosa, ya que el proceso de presupuestación requería grandes cantidades de datos y flujos multifuncionales. "Primero necesitábamos simulación, luego una necesidad pura de informes ”, indica el gerente administrativo y financiero.

Después de analizar el mercado, Crusta C decidió comparar las ofertas de IBM y Microsoft Power BI, eligiendo finalmente IBM Cognos Analytics y Planning Analytics a principios de 2021. “Conocía este último por experiencia previa. Fui contratada por este background y la gerencia me confió la elección”, explica Lucia Tournier, quien destaca que Cognos Analytics y Planning Analytics no están destinados solo a grandes empresas. “De hecho, podemos dimensionar estas soluciones como queramos”, afirma el directivo, para quien el hecho de poder configurar completamente estas herramientas y poner en ellas lo que queramos es lo que las hace potentes.

Consultores especializados y co-construcción

Una vez realizada la elección, la empresa lanzó un proyecto estructurado en torno a varios componentes: primero, la construcción de un datawarehouse para centralizar todos los datos, luego la implementación de diferentes flujos de negocio a su alrededor. esto. El datawarehouse juega un papel importante en el proyecto, ya que cubre todas las aplicaciones comerciales: contabilidad, gestión del tiempo, cadena de suministro, etc. "El objetivo es dejar de extraer datos de Oracle y tener más autonomía sobre su distribución, construyendo Indicadores , confiables, validados y multidimensionales, en lugar de informes que se reconstruyen cada vez”, enfatiza Lucía Tournier.

Para el despliegue, Crusta C contó con la empresa de servicios Belharra Numérique, una integradora con sede en el Suroeste y con experiencia en las soluciones de toma de decisiones de IBM. El proyecto se llevó a cabo bajo un enfoque de co-construcción. “Tres días al mes, Lucia Tournier venía a nuestras instalaciones para trabajar en diversos temas con consultores especializados”, explica Georges Rouy, gerente de desarrollo comercial de Belharra Numérique. En concreto, la ESN ha puesto a su disposición un consultor técnico sobre el datawarehouse, un consultor de negocio para desarrollar el cubo y la arquitectura y más recientemente un consultor especializado en reporting y Cognos Analytics para la construcción de los cuadros de mando. Estos talleres permitieron definir las necesidades. Luego, tan pronto como se implementó un proceso, se probó, validó y luego pasó a producción. "Esto permitió presentar resultados concretos con bastante rapidez", destaca Lucia Tournier. “El hecho de estar juntos tres o cuatro a la vez permite el intercambio, podríamos cambiar algo inmediatamente si fuera necesario, en lugar de revisar todo. Fue casi instantáneo. Una de las consultoras también tenía experiencia en control de gestión, apoyo apreciado por el gerente administrativo y financiero, lo que le permitió no estar sola en el modelado de su campo. Esta operación también resultó ser gratificante para los consultores, según Georges Rouy, porque así pudieron saber de inmediato lo que estaba pensando su cliente.

Vuelva siempre a las necesidades del usuario

La construcción del almacén de datos y los primeros desarrollos comerciales asociados tardaron unos diez meses, aceptación incluida. “Avanzamos módulo por módulo, comenzando con finanzas, porque estábamos en el proceso de revisión de los informes financieros”, dice Lucia Tournier. “Mientras desarrollaba las nuevas fuentes de datos, podía visualizar la representación en los informes en tiempo real. Esto permitió validar tanto los flujos como el uso de Planning Analytics”, continúa. Hoy, la plataforma está implementada en producción y se cuenta con informes operativos y contables, con datos validados y calificados. "Sabemos de dónde vienen los datos, tenemos una visión clara de todos los insumos", enfatiza el gerente administrativo y financiero. Según esto, el proyecto fue esperado, en particular, por los gerentes de los diversos sitios de producción de Crusta C, solicitantes de cifras consistentes para administrar sus actividades. Gracias a los informes interactivos, ahora podrán explorar los datos en su tiempo libre, de forma independiente.

Tras estos primeros pasos, Crusta C abordó la modelización de costes de producción. En 2023, la compañía planea trabajar en la gestión comercial, también en revisión, y analizar su proceso presupuestario. “Tenemos toda la arquitectura en su lugar para poner una capa de presupuesto en todas las partes. Con el equipo del proyecto, tenemos una visión de la plataforma en dos o tres años, puedo decir con precisión si podremos hacer una función tan nueva y cuándo”, enfatiza Lucia Tournier. Gradualmente, la empresa también está migrando informes antiguos a Planning Analytics. “Necesitamos enumerarlos, ver qué datos deben salir. No tiene sentido, por ejemplo, publicar una lista en Planning Analytics”, dice Lucia Tournier, y agrega que el proyecto también brinda la oportunidad de optimizar todos los informes.

El gerente aprendió varias lecciones de este proyecto. “Empezar un proyecto IBM requiere tiempo, anticipación y una visión clara y global, no solo a corto plazo, porque la herramienta es poderosa. Requiere mucha inversión. Tienes que tener un método y asegurarte de que te lleve a lo que necesitas”, observa Lucia Tournier, para quien una de las claves del éxito fue la experiencia de los consultores funcionales y la elección de un integrador. poder acompañarlo en esta forma ágil de trabajar. En cuanto al despliegue, constató que si bien la contabilidad se implementó rápidamente, el control de gestión tomó más tiempo, porque se movilizó en otros temas. Finalmente, el gerente señala que son las necesidades del usuario las que deben guiar la elección de la solución. “Examinar el '¿para qué?' da mucha orientación. Si una necesidad atañe a un solo sitio, hay que ver por ejemplo si es algo generalizable a los cuatro”, ilustra.