En 2023, la marca de bricolaje y jardinería Castorama buscaba una solución para gestionar el transporte de los pedidos de sus clientes y evaluar a sus transportistas. Dos objetivos: controlar la facturación para reducir los costes y aumentar la calidad de los servicios de transporte mediante el seguimiento del rendimiento de los proveedores de servicios. Para ello, instaló dos módulos de la solución del editor francés Sightness, Cost and Quality. Una decisión tomada en mayo de 2023 para que la solución entrara en producción a finales de ese mismo año, por el momento en pedidos ship-from-store (entrega desde la tienda). Los equipos de TI, pero también los equipos de contabilidad del distribuidor, gestionaron el proyecto.

Castorama pretende, en primer lugar, llevar un control exhaustivo y automatizado de todas sus facturas de transporte para gestionar de forma más precisa sus operaciones y reducir sus costes, identificando posibles discrepancias en la facturación. Para ello, el módulo Sightness Cost utiliza las facturas recibidas de los transportistas, la base de datos de órdenes de transporte así como documentos contractuales como listas de precios, contratos, condiciones generales de venta, etc. Pero Castorama también quería supervisar y controlar la calidad del servicio prestado por sus transportistas, es decir, el cumplimiento de los plazos y la conformidad de las entregas de los pedidos a los clientes. El módulo Calidad de la solución también utiliza para ello las órdenes de transporte, pero también los plazos de entrega contractuales y el seguimiento de los eventos recopilados por los transportistas.

Cálculo de discrepancias de facturación y seguimiento de calidad

Antes de su implementación, la herramienta se configuró en función de las particularidades de cada uno de sus transportistas (costes adicionales según la región, combustibles utilizados, etc.). Los documentos de facturación y contractuales permitieron a la empresa validar la conformidad de esta configuración con Sightness. En caso de detectarse discrepancias, el análisis que las identificaba se transmitía directamente al transportista en cuestión. Este último podía entonces enviar la información faltante explicando la discrepancia para que el editor pudiera ajustar su libro de configuración o, en caso de error, emitir una nota de crédito para el cliente. La solución implementada ahora realiza este control de facturación mensualmente y se aplican los mismos principios. Las facturas se recuperan a principios de mes y cada línea naviera se analiza automáticamente.

Para controlar la calidad de los servicios de los transportistas, la solución calcula esta vez su índice de rendimiento. A partir de las órdenes de transporte y de la información de seguimiento de los proveedores de servicios, la solución calcula el tiempo de entrega real y lo compara con los plazos contractuales. Los eventos que no son responsabilidad del transportista, como la ausencia del destinatario, se extraen del cálculo. Un cuadro de mando muestra el rendimiento por transportista, por país, por zona, por cliente, por período, etc. Los mismos datos también permiten realizar un seguimiento diario del transporte para procesar todos los envíos pendientes (retrasos, bloqueos, etc.) y notificar al cliente tan pronto como se detecte una anomalía. De este modo, los equipos de Castorama son alertados rápidamente de los problemas potenciales y pueden ponerse en contacto con el transportista, el cliente o un empleado directamente a través de la plataforma para resolver el problema.