El grupo IMA (Inter Mutuelles Assistance) dispone de aproximadamente entre 3.000 y 4.000 licencias de usuario de SAP, para una plantilla de 5.500 empleados. Desde 2018, el coste -aunque no revelado- y la complejidad de la gestión de esta flota, así como las auditorías casi anuales del editor alemán, han empujado gradualmente a la empresa hacia un enfoque SAM (gestión de activos de software). La empresa presta todos los servicios de asistencia a suscriptores de grandes mutualidades como Maaf, Macif, Maif o Matmut, así como a empresas como Renault o Stellantis. Con 45 millones de beneficiarios, atendió 3,4 millones de casos en 2022, asistiendo así a una persona cada 7 segundos. Una actividad gestionada en gran medida en SAP ECC.
IMA primero reclutó a una persona y luego creó un equipo SAM, como nos dijo Benjamin Bobo, jefe del departamento de gestión y rendimiento de DSI, durante la convención USF 2023 (usuarios de SAP de habla francesa), que se celebró en Nantes a mediados de octubre. . “Nuestro proyecto cubre toda nuestra gama de software - alrededor de 150 aplicaciones -, desde las más caras hasta las más baratas, pero son claramente las licencias de SAP, un tema importante, lo que lo desencadenó, insiste. Llevamos unos 10 años equipados y sigue siendo tan complejo como siempre. » SAP sigue siendo hoy un tema difícil para el grupo, lo que evoca, por ejemplo, la complejidad e incluso la opacidad de los contratos. "Todo es interpretable", exclama el jefe del departamento de dirección y rendimiento. Sin olvidar el acceso indirecto, calificado de pesadilla...
Se necesita el número correcto de licencias
Por ello, desde 2021, la empresa ha buscado desarrollar y estructurar esta actividad SAM para darle más peso y anticipar y valorar mejor sus gastos de software. "Nos gustaría hablar del valor que aporta la TI más que de su coste", explica Benjamin Bobo. Nuestra ambición es poder anticipar renovaciones, racionalizar usos, definir un contrato grupal en lugar de nuestros distintos contratos, etc. Saber cuál sería el coste objetivo para una migración a S/4Hana, por ejemplo. » Se trata de racionalizar los usos, es decir utilizar el número adecuado de licencias necesarias para la actividad del grupo. Para ello, y así reducir costes o evitar que aumenten, es necesario identificar la inactividad, gestionar periódicamente el redimensionamiento, realizar simulaciones de desarrollo y establecer un mapa de usuarios para evitar duplicidades y disponer del nivel adecuado de licencias. La importancia de SAM se refleja en algunas decisiones que a primera vista pueden parecer contradictorias, como esta compra de licencias por volumen en 2019 utilizadas sólo en 2022, pero que, sin embargo, redujeron significativamente los costes.
Primer objeto de racionalización del proceso SAM, la recopilación de información. Durante la auditoría interna del conjunto de licencias, este paso resultó ser especialmente laborioso para el administrador de activos de software. "Un gestor de SAM necesita mucha información sobre las necesidades de la empresa y de los profesionales, sobre los usos reales", explica Benjamin Bobo. Debe conocer perfectamente la editorial, su modelo de costes, etc., y combinar todos estos datos para informar a la empresa en sus decisiones de compra y gestión de licencias. ¡Pero recopilar información no es en absoluto su actividad principal! » Para que el responsable SAM del grupo pueda ganar perspectiva y centrarse en el análisis, el ROI vinculado a la reducción de costes y la anticipación, el grupo creó una base de datos de compras de licencias, estandarizó los documentos asociados y organizó intercambios regulares entre el responsable SAM y los equipos de compras y jurídicos. . Y desplegó el software SAM dedicado a SAP, en este caso el publicado por la alemana Usu Solutions International, para soportar, optimizar y acelerar el proceso. Una solución también dedicada a posicionar la empresa frente a otras en términos de madurez de gestión de activos de software.
La complejidad de SAP y las especificidades del grupo IMA
Además de la complejidad ligada al propio entorno SAP, el grupo IMA presenta ciertas especificidades que requieren una configuración particular del ERP. “Nuestra temporada alta se extiende de junio a septiembre, cuando los clientes de nuestros clientes se van de vacaciones y, por tanto, sufren más averías y accidentes”, recuerda Benjamin Bobo. Con un pico de llamadas los lunes, porque los abonados piensan erróneamente que cerramos por las tardes y los fines de semana. » Así, durante estos 4 meses de verano, la empresa aumenta su plantilla entre un 20 y un 30% con estudiantes estacionales con contrato de duración determinada. Y, durante este período, necesita más licencias para estos, porque su front office depende de SAP. Una especificidad que debía ser objeto de una negociación por derecho propio.
El grupo IMA empezó a recurrir a la empresa Usu Solutions International en 2019 para su auditoría de madurez. Después de 6 meses de trabajo con el proveedor de servicios, obtuvo un estatus del 80% de su flota. El software de este editor especializado recopila los datos necesarios para gestionar las licencias, presenta una visualización de su uso y ofrece una optimización del conjunto. Para este último, las simulaciones configurables permiten probar el impacto de una migración a una nueva tipología de licencias, por ejemplo. La solución proporciona acceso en tiempo real a las instancias y anticipa el impacto preciso del muy controvertido precio del acceso indirecto.
La imprescindible implicación de las profesiones
Usu Solutions International factura su solución en función del número de usuarios y del número de motores SAP. "De media, el retorno de la inversión de SAM en SAP para nuestros clientes es de alrededor del 30%", explica Eléonore Varet, su directora ejecutiva. Esto suele ser proporcional al tamaño del parque. Hemos logrado ahorros de hasta el 1200 % en empresas con activos especialmente mal gestionados al principio. »
El grupo IMA también busca aculturar sus profesiones a la expedición de licencias. “Podríamos explicar, por ejemplo, que los que utilizan les costarán hasta 200.000 euros por funciones que se pueden hacer a mano. » Pero, como señala Benjamin Bobo, “la implicación de los profesionales también es fundamental, incluso para la compra de licencias en volumen. No lo hacemos por el simple hecho de hacerlo. » Una observación de la que se hace eco la consultora SAM de Usu Solutions International asignada a IMA, Maïté Cochez: “escuchen a sus equipos de proyecto, a los que gestionan su producción. Tienen las palancas para optimizar los contratos, también proporcionan los elementos para trabajar bien el tema. Son poderosos pozos de conocimiento. »
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