Cómo utilizar y aprovechar la IA generativa en Hojas de cálculo de Google

Necesita algunas ideas o motivación que le ayuden a crear una hoja de cálculo en Google ¿Hojas de cálculo? Puedes explorar las plantillas incluidas en esta aplicación de escritorio y seleccionar una para personalizarla. Pero una opción más interesante es utilizar una herramienta de inteligencia artificial generativa en Hojas de cálculo llamada Help Me Organize, para generar una plantilla que se adapte mejor a tus necesidades. Help Me Organize está diseñado principalmente para crear plantillas de gestión de proyectos. Pero puedes usarlo para crear plantillas que incluyan fórmulas y tablas que se puedan usar para crear diagramas. Estos son los pasos para usar Help Me Organize y algunos consejos para obtener los mejores resultados.

Duet AI: el kit de herramientas de inteligencia artificial generativa para Google Workspace

En primer lugar, veamos cómo Help Me Organize se integra con la tecnología genAI de Google Workspace, llamada Duet AI. Se trata de herramientas de IA en aplicaciones de espacios de trabajo que pueden ayudarte a crear contenido para tu flujo de trabajo.

- En Gmail y Docs :Ayúdame a escribir sugiere oraciones basadas en el tema que deseas cubrir, con herramientas adicionales para ampliar, parafrasear o acortar tu texto;

- En diapositivas :Por alguna razón, Google ofrece una herramienta de generación de imágenes con IA solo para el espacio de trabajo en esta aplicación de presentaciones. Help Me Visualize genera imágenes a partir de una breve descripción que escribes (llamada "indicación"). El resultado se puede insertar en tus diapositivas;

- En hojas :La herramienta Ayúdame a organizar genera una tabla con encabezados, texto alternativo y posibles fórmulas en sus celdas, que luego puedes adaptar a tus necesidades.

¿Quién puede utilizar Duet AI en Google Workspace?

Actualmente, Duet AI solo está disponible para clientes pagos de Workspace, no para usuarios que usan aplicaciones de Google a través de una cuenta de Gmail gratuita.

Si no tienes una cuenta de Workspace, puedes registrarte para solicitar acceso a Workspace Labs. Este es el programa beta del proveedor para probar las últimas características de su solución (incluidas las herramientas de Duet AI); aceptas que tu experiencia se utilizará para ayudar a informar su desarrollo. (Desafortunadamente, el tiempo de espera para ser aceptado en Workspace Labs es impredecible y aparentemente aleatorio, según nuestras experiencias al usar varias cuentas de Gmail para solicitar acceso).

¿Cómo puedo acceder a Ayúdame a organizar en Hojas de cálculo?

Puedes acceder a Help Me Organize desde una hoja de cálculo que tengas abierta en Sheets. El editor afirma que la herramienta pronto podrá analizar y organizar los datos existentes en una hoja de cálculo, pero actualmente solo crea modelos con datos de muestra.

Por ahora, lo mejor es usar Help Me Organize en una hoja de cálculo nueva en blanco o en una nueva pestaña de una hoja de cálculo existente. Puedes agregar una nueva hoja a una hoja de cálculo haciendo clic en el signo + en la esquina inferior izquierda de la hoja de cálculo abierta.

En la barra de menú de la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en Insertar y seleccione Ayúdame a organizar en la parte inferior del menú que se abre. El panel Ayúdame a organizar se abre en el lado derecho de la página. Un cuadro de texto grande le solicita que escriba un mensaje. El sistema muestra algunos ejemplos para mostrarle cómo puede escribir mensajes.

Cuando abres el panel Ayúdame a organizar, su cuadro de entrada muestra ejemplos de indicaciones. (crédito: Howard Wen/IDG)

Cómo utilizar Ayúdame a organizar

Haga clic dentro del cuadro de entrada del panel Ayúdame a organizar, ingrese una descripción del tipo de modelo que desea que Duet AI genere y luego haga clic en Crear.

Escriba una indicación en el cuadro del panel “Ayúdame a organizar” y haga clic en Crear. (crédito: Howard Wen/IDG)

Según la complejidad de tu mensaje, la IA puede tardar varios segundos en generar un modelo mientras “piensa”, o puede que no sea capaz de generar nada en absoluto. Si ese es el caso, intenta volver a escribir tu descripción usando menos palabras.

Duet AI puede “pensar” durante un tiempo antes de generar un modelo. (crédito: Howard Wen/IDG)

¿Cómo insertar una plantilla generada por Duet AI?

Si Duet AI obtiene un resultado, el modelo aparece en la hoja de cálculo. Comienza en la celda superior izquierda y las columnas y filas del modelo se extienden desde allí.

Revise el modelo generado por Duet AI y luego insértelo en su hoja de cálculo o comience de nuevo. (crédito: Howard Wen/IDG)

Puedes explorar la plantilla para ver qué te parece. Ten en cuenta que siempre debes tratar lo que genera Duet AI como un borrador que tendrás que modificar para adaptarlo a tu uso (por ejemplo, reemplazando el texto del marcador de posición y revisando y modificando todas las fórmulas). De hecho, es una plantilla.

Desplácese hasta la parte inferior de la plantilla, donde encontrará una pequeña barra de herramientas. Si le gusta esta plantilla, haga clic en Insertar. Se insertará en su hoja de cálculo.

Si no te gusta, haz clic en la X. La plantilla se eliminará de tu hoja de cálculo. Puedes intentar escribir otra indicación en el panel Ayúdame a organizar. Ten en cuenta que si creas una nueva plantilla, no podrás volver a la versión anterior.

Opcionalmente, puedes calificar si te gusta o no esta plantilla haciendo clic en el icono de pulgar hacia arriba o hacia abajo. Tus comentarios se utilizan para ayudar a entrenar a Duet AI a producir resultados en el futuro que otros usuarios de Help Me Organize puedan preferir.

Una vez que haya insertado una plantilla en su hoja de cálculo, puede editarla como desee: cambiar los nombres de los campos, agregar filas o columnas, ajustar fórmulas, ingresar datos reales y más.

Cómo escribir un mensaje en Help Me Organize

¿No estás seguro de cómo escribir un mensaje de aliento? ¿Necesitas algo de inspiración? Aquí tienes algunos consejos generales que pueden servirte de inspiración para utilizar plantillas útiles de Duet AI:

1. Primero, describe un proyecto específico que te gustaría llevar a cabo.

Ejemplos:

Desglose del presupuesto;
Itinerario de viaje de negocios;
Calendario salarial.

2. Describe o nombra con precisión los títulos que te gustaría ver incluidos en el modelo.

Ejemplos:

Desglose del presupuesto incluyendo en el siguiente orden: ingresos, alquiler, servicios públicos, internet, gastos;
Itinerario de viaje de negocios incluyendo secciones para llegar al aeropuerto, aerolínea, número de vuelo, hotel, etc.;
Programa de nómina para los empleados llamados Mike, Pedro, Shawna y Tasha.

Incluir detalles en una solicitud ayudará a Duet AI a generar un mejor modelo. (crédito: Howard Wen/IDG)

3. Utilizar números y fórmulas matemáticas

Ejemplos:

Una tabla que describe 12 meses con 3 categorías por mes;
Un programa de nómina mensual para un año;
Una tabla que calcula el interés compuesto al 3,5% durante 3 años.

Duet AI puede crear un modelo que incluya fórmulas. (crédito: Howard Wen/IDG)

4. Describe listas desplegables, listas, listas de tareas pendientes o tareas a realizar.

Ejemplos:

Una lista desplegable con opciones como griego, japonés, italiano para un almuerzo de negocios;
Seguimiento de proyectos con listas de tareas asignadas a personas;
Una lista de tareas pendientes para la incorporación de un nuevo empleado.

Una lista de tareas generada con listas desplegables de estado. (crédito: Howard Wen / IDG)

5. Describe un gráfico

Duet AI no puede generar gráficos directamente, pero puedes solicitarle que cree una plantilla (tabla) a partir de la cual puedas derivar un gráfico.

Ejemplos:

Un gráfico de barras con 9 etiquetas;
Un gráfico lineal con 4 categorías;
Un gráfico circular que representa tres categorías.

Describe un gráfico que te gustaría crear. (crédito: Howard Wen/IDG)

Inserte la plantilla generada en su hoja de cálculo.

Luego seleccione la plantilla haciendo clic en su celda superior izquierda.

Luego, en la barra de menú que se encuentra sobre la hoja de cálculo, haga clic en Insertar > Gráfico. De manera predeterminada, se generará un gráfico circular. El panel Editor de gráficos también se abrirá en el lado derecho de la página, lo que le permitirá cambiarlo a otro tipo o realizar otros cambios.

Un gráfico circular basado en una plantilla que Duet AI generó a partir de una solicitud. (crédito: Howard Wen/IDG)

6. No tengas miedo de describir algo complicado.

Ejemplos:

Un presupuesto para al menos 12 departamentos en mi oficina para un año y asignar supervisión a los empleados;
Un gerente de proyecto para 8 vendedores que deben vender conchas marinas en las 10 ciudades más grandes del Medio Oeste de Estados Unidos con fecha límite en abril;
Un horario de trabajo semanal para 10 personas en la cocina y 6 en el comedor durante un período de 4 semanas.

Duet AI a menudo puede manejar mensajes complejos. (crédito: Howard Wen/IDG)

Recuerda que la mejor manera de usar Help Me Organize (o cualquier otra herramienta de IA generativa) es experimentar y jugar con la redacción de las indicaciones. Nunca se sabe: Duet AI puede sorprenderte con un resultado mejor o más útil de lo que esperabas originalmente.

En resumen

Ten en cuenta estos consejos para escribir indicaciones que harán que Duet AI te brinde los mejores resultados (o al menos los más interesantes) en “Ayúdame a organizarme”:

- Define exactamente para qué quieres utilizar el modelo. ¿Cómo lo describirías en tres palabras?
- Utilice encabezados o números (como fechas o fórmulas matemáticas). Estos pueden incluir columnas y filas en la plantilla;
- Si desea que la plantilla tenga un menú desplegable u otro tipo de lista, descríbalo;
- Utilice Duet AI para generar una tabla a partir de la cual luego podrá crear un gráfico;
- Por último, no dudes en experimentar, incluso si tu petición parece complicada.

Al igual que con cualquier contenido generado por IA, las plantillas creadas con Help Me Organize nunca deben considerarse definitivas, pero pueden brindarle una ventaja en todo tipo de tareas relacionadas con hojas de cálculo, desde cronogramas complejos hasta gráficos y cálculos basados ​​en el tiempo.