Cuando David Bizien asumió el cargo de Director de Aplicaciones de Qualiconsult en 2019, la empresa tenía una enorme deuda técnica que le impedía innovar. Sin embargo, a finales de 2018 había iniciado un proceso de transformación digital impulsado por su comité de dirección. ¿El resultado? El departamento de TI decidió hacer borrón y cuenta nueva y, entre otras cosas, migrar sus aplicaciones a Rise for SAP.

El grupo Qualiconsult es un grupo de auditoría y verificación que opera principalmente en el mundo de la construcción (auditoría de planos arquitectónicos, verificación del cumplimiento de las normas vigentes, etc.). También se encarga de la verificación de las operaciones, de los equipos como escaleras mecánicas, equipos de elevación, etc. (verificación del mantenimiento, del funcionamiento de las herramientas, del cumplimiento de los procedimientos, etc.). Por último, el grupo se encarga de los controles de electricidad, amianto, etc. a la entrada y salida de los inmuebles. La empresa cuenta con unos 2.300 empleados y registró una facturación de 203 millones de euros en 2023. El departamento informático se divide en dos ramas: infraestructuras por un lado, software por otro: gestión, producción, CRM, etc.

Deuda técnica masiva

"Cuando llegué en 2019, la empresa trabajaba con sistemas propios, desarrollados internamente, sobre los que se habían realizado pocas actualizaciones", explica David Bizien. El sistema existente estaba formado por una multitud de pequeñas aplicaciones, muy compartimentadas en las diferentes ramas de negocio. Y dentro del departamento de TI, los equipos trabajaban en diferentes softwares, con diferentes frameworks". Qualiconsult presentaba así una deuda técnica imponente, tanto en términos de infraestructura, sistemas y software. "Teníamos una tasa de obsolescencia del 93%, por ejemplo con servidores que no se actualizaban y riesgos de brechas de seguridad. Tuvimos que revisarlo todo", explica el director de aplicaciones. "La arquitectura de los servidores, todas las comunicaciones de red, la gestión de las autorizaciones, la seguridad, etc." El proyecto SAP fue solo uno de los elementos de este proceso de revisión completa.

“Teníamos todavía archivos almacenados en discos individuales, una impresora y un servidor en cada agencia, no había consolidación, las redes eran muy pequeñas y era imposible intercambiar archivos grandes, etc. Y la aplicación principal de gestión de contratos se había desarrollado internamente en .Net de Microsoft. Y como tenía 10 años, era parche tras parche”.

Marcha forzada hacia la nube

El director de transformación de la época contrató a David Bizien a principios de 2019 para que se encargara de la parte SAP en particular y, más concretamente, de la nube para no reproducir esta situación de deuda técnica. "Decidimos avanzar hacia la nube a un ritmo forzado y migrar el mayor número posible de aplicaciones, el mayor número posible de servidores", explica, "para beneficiarnos de actualizaciones mucho más regulares".

Tuvo que gestionar varios frentes en paralelo. "Tuve que montar la parte de construcción [Business Technology Platform]La gestión de identidades para la seguridad, recuerda el director de aplicaciones. Este proyecto no se pudo llevar a cabo de golpe. "Las aplicaciones se fueron desmantelando poco a poco para asegurar todos los flujos. El proyecto SAP en sí se desarrolló en dos grandes fases. En la primera, David Bizien implementó por primera vez soluciones facilitadoras con SAP Business ByDesign, entre ellas la gestión de recursos humanos SAP Success Factor y la gestión de gastos SAP Concur. "Son funciones que son más fáciles de migrar e implementar, mucho más fáciles que la gestión de contratos, que es fundamental para nuestro negocio. Hoy, cuando alguien llega a la empresa, tiene su paquete de bienvenida en Success Factor y cuando se va, todos sus accesos se cortan al instante y de forma automática. ¡Ya no es necesario que alguien cancele sus autorizaciones en las aproximadamente 200 aplicaciones que teníamos!"

Relanzamiento del proyecto hacia Rise for SAP

Pero en esta primera fase del proyecto que comenzó en 2019, muchas cosas no iban bien, ya sea en nuestros equipos de proyecto, en el lado comercial, en el integrador y en SAP. La solución simplemente no se adaptaba a nuestras necesidades. Así que relanzamos el proyecto en 2022. Hablamos con SAP y relanzamos un nuevo proyecto, esta vez con Rise for SAP Private Cloud. "Tomamos esta decisión porque tenemos necesidades muy específicas, ya que nuestro negocio es la auditoría", dice David Bizien. Necesitamos personalizar las soluciones. Sin embargo, Rise for SAP en la nube pública ofrece principalmente funciones comerciales estándar. Esto nos conviene el 90% del tiempo, pero necesitamos poder personalizarlo". Qualiconsult, por ejemplo, administra los sitios y los equipos en los que opera. "La mayoría de las veces, necesitamos hacer un enlace en SAP entre el módulo de ventas y el módulo de gestión de equipos técnicos. Pero en la versión de Public Cloud, esto no se gestiona. Así que lo desarrollamos para que se adapte específicamente a nuestro negocio".

Rise for SAP de Qualiconsult está alojado en AWS en Frankfurt. "Ya habíamos elegido AWS Frankfurt para el proyecto anterior, en el que teníamos una parte del sector de la construcción en la nube. En aquel momento, AWS ofrecía los tamaños de base de datos más pequeños". Nuestra implementación de S/4Hana es muy clásica con ventas, contabilidad, control, etc.

No se reanudan las historias

En el marco de su segundo proyecto, Qualiconsult definió un marco global para desplegar todas las funciones en todo el grupo. Y en su enfoque de borrón y cuenta nueva, el director de aplicaciones decidió no retomar el historial de las antiguas aplicaciones de ventas, control de gestión y referencia que existían en este marco. "Ni siquiera intentamos analizar el historial de parches de reglas que no estaban documentados, que estaban en los subservicios, etc. Trazamos una cruz en el pasado y comenzamos de nuevo con una solución limpia, en el futuro". La empresa utilizó el método Activate de SAP para visualizar todos sus procesos estándar y las soluciones que existían como estándar en el ERP. "Y dependía de la empresa, por excepción, llamar nuestra atención sobre un problema potencial, para que pudiéramos gestionarlo".

“Este segundo proyecto duró 15 meses, entre septiembre de 2022 y enero de 2024, con un equipo de proyecto de 70 personas, internas y externas, de TI y de negocio. Ahora estamos en producción y tenemos casi todo estabilizado. Nuestro módulo más grande es la gestión de contratos, y hemos transferido más de 200.000 casos y 40.000 registros de clientes”. Todavía quedan algunas aplicaciones por migrar a Rise for SAP de aquí a finales de año. Y algunos procesos todavía implicaban mucha manipulación manual y la empresa está en proceso de automatizarlos e industrializarlos.

Reanudación de flujos con SAP Business Technology Platform

“Hablamos mucho de la nube, del estándar cuando hablamos de SAP, pero encuentro que uno de sus grandes puntos fuertes es la flexibilidad”, insiste David Bizien. “Sin duda, tienes un marco muy estricto, muy definido para la gestión de pedidos, entregas, facturas, pero una gran flexibilidad para hacer cambios. Por supuesto, es la versión en la nube la que lo permite… El otro elemento que era muy importante para nosotros era BTP. Gestionábamos todos nuestros flujos desde BTP y generábamos todo el BI, desarrollamos aplicaciones con nuestras necesidades específicas de planificación, aplicaciones de producción, etc. Creamos vínculos con procesos que van a la nube, planificamos y luego vuelven a S/4Hana para la facturación”.

Una revolución para los usuarios

En cuanto a los datos, Qualiconsult se basó en S/4Hana en la nube con conectores a bases de datos clásicas de Microsoft SQL, por ejemplo, para transferir datos empresariales. Esto permite a los usuarios disponer de funciones de BI con una interfaz de usuario actualizada en aplicaciones antiguas.

El director de aplicaciones subraya finalmente la magnitud del cambio, que ha supuesto una revolución para los usuarios. "Ya nada era igual", insiste. "Las pantallas eran diferentes, los datos con los que se trabajaba eran otros, los conceptos eran diferentes, etc." Y esta transformación también requirió una reorganización de los equipos informáticos internos, cuyas competencias ya no se correspondían necesariamente con el nuevo rumbo que había tomado la empresa. Hoy en día, el equipo informático cuenta con unas 40 personas y utiliza más proveedores de servicios.

En un futuro próximo, Qualiconsult quiere probar SAP Build Code para generar aplicaciones a partir de indicaciones de IA. La empresa prefiere este tipo de solución para desarrolladores a las de código bajo o sin código. "Pero esto tiene otro interés para nosotros, porque planeamos utilizarlo para capacitar a nuestros propios desarrolladores en nuevos modelos de escritura de aplicaciones. Hoy en día, la evolución en la nube es tan rápida que tenemos dificultades para capacitar a los equipos internos o encontrar socios que estén lo suficientemente familiarizados con las soluciones más recientes. Build Code permite generar aplicaciones, pero también abrir el código para ver cómo está escrito para lograr este resultado. Y, por lo tanto, capacitarse".