El fabricante de equipos aeronáuticos Latécoère está organizado en dos ramas. La histórica entidad Aerostructures (55% de la facturación), creada hace casi 100 años a raíz del sector aeroespacial, hoy fabrica principalmente puertas y fuselajes de aviones. Más recientemente, la rama de Sistemas de Interconexión (45% de la facturación) diseña y despliega el cableado eléctrico de los dispositivos. Las dos entidades han evolucionado durante mucho tiempo en diferentes entornos de aplicación, como explicó el CIO del industrial, Frédéric Tanguy, durante la convención USF 2023 del pasado mes de octubre. “Aérostructures se basa en SAVIA durante 15 o 20 años. La rama de Sistemas de Interconexión, por su parte, prefirió basar sus procesos en Sylob CAPM. » Aunque esta solución satisfizo plenamente la demanda inicialmente, mostró sus límites a medida que se desarrollaba la segunda actividad de Latécoère. Sylob considera así a las empresas como entidades globales y no incluye la noción de divisiones, lo que obligó al fabricante a configurar sus fábricas en el software como si fueran tiendas. Pero, sobre todo, Latécoère quería disponer de una solución estratégica homogénea para todo el grupo.
Por ello decidió optar por SAP con un proyecto que duró 4 años, hasta 2021. Estuvo a punto de entrar en producción durante 2020, cuando la pandemia y los confinamientos lo interrumpieron. Además, el departamento informático de Latécoère constató que el cambio de solución impuesto al sector de Sistemas de Interconexión encontró una fuerte oposición y demostró una fuerte falta de apropiación. Esta observación empujó al departamento de TI a buscar ayuda externa para comprender la situación de una manera muy concreta y apoyar mejor el cambio. Por ello, el industrial recurrió a la consultora de transformación digital Inovi, de la región de Toulouse, como él.
Un diagnóstico para reconstruir la comunidad SAP
El departamento de TI y su proveedor de servicios realizaron primero un diagnóstico de la situación, con el fin de disponer rápidamente de elementos concretos que respaldaran la observación de una falta de apropiación. Inovi organizó talleres con una muestra de cada categoría de población afectada (gerentes, representantes empresariales, usuarios clave) en 9 sitios en 5 países diferentes. Objetivo: medir el nivel de apropiación de los equipos e identificar palancas de acción como la calidad de la formación, la documentación, la animación o la claridad en la definición de roles. El sistema se implementó paralelamente en 10 departamentos comerciales.
El diagnóstico también tuvo como objetivo reconstituir una comunidad SAP y, una vez que la solución esté en producción, monitorear su vitalidad e identificar dificultades. Después de los talleres, Latécoère e Inovi se propusieron definir claramente los objetivos de la comunidad, aclarar los roles de sus miembros y apoyarlos, explicar los roles indirectos y, finalmente, equiparlos. “Se trata de definir reuniones rituales, sus agendas y los temas a discutir, crear modelos para estas reuniones, definir la frecuencia o los tiempos de discusión, liderar y producir estos documentos metodológicos”, explica Arnaud Fouquet, director general y fundador de Inovi.
El espinoso tema de la documentación del proyecto
El diagnóstico reveló particularmente la dificultad de la comunidad SAP de Latécoère para producir y hacer que la documentación del proyecto sea accesible de manera fácil y consistente.
Para solucionar el problema, el fabricante decidió automatizar al máximo la creación y actualización de este último y hacerlo fácilmente accesible. Para ello optó por el módulo SAP Enable Now. Pero no sin desgana. Y al más alto nivel. “Estaba nervioso. Es lo menos que podemos decir, admitió sin rodeos Frédéric Tanguy. Me desanimaron las incesantes solicitudes de SAP en este ámbito. Y sobre todo, había probado una de las primeras versiones en mis funciones anteriores en Safran. No me impresionó en absoluto la facilidad de configuración o uso. Me preocupaba que esto quedara reservado a un círculo reducido de usuarios clave. »
Fue el proceso de gestión del cambio lo que provocó el cambio de opinión del CIO. Trabajó dentro de la comunidad interna de SAP con líderes de proyectos empresariales y usuarios clave de ambas ramas de actividad. El hallazgo fue claro. “Desde el primer taller me di cuenta de que la documentación, incluso la más reciente, a menudo ya no estaba actualizada y era difícil de encontrar para los usuarios. Lo cual crea un problema importante, porque cuando no lo encuentran, lo crean. El resultado queda entonces mucho menos estructurado y se almacena en varios lugares, Sharepoints, directorios compartidos, etc. »
Soporte para la creación de documentos y capacitación.
SAP Enable Now gestiona tanto contenido estático (Word, PDF, Powerpoint) como contenido dinámico. Puede capturar flujos ejecutados por los usuarios, tomar capturas de pantalla o registrar series de clics para extraer acciones y así ayudar a crear un tutorial. Los usuarios son notificados directamente cuando nuevos contenidos puedan interesarles y tienen acceso directo a la documentación que necesitan, sin abandonar su trabajo actual. La solución también le permite crear cursos de capacitación personalizados con cuestionarios y otras herramientas para medir la adquisición de conocimientos.
Latécoère despliega el módulo en 5 pasos. En febrero de 2023 definió por primera vez las funciones de la herramienta a priorizar. Luego se dedicó a hacer accesible la documentación existente, antes de dar a los miembros de la comunidad acceso a la creación del contenido real. Luego, Inovi capacitó a un equipo de "autores" de usuarios clave para crear tutoriales, por ejemplo. Hoy, cuarta etapa, el industrial organiza una red de creadores de contenidos que lidera (intercambio de mejores prácticas y estandarización de la producción de contenidos). “Este enfoque facilitará la creación y actualización de contenidos, dejándolos de libre acceso para los gestores de procesos de negocio”, concluye Frédéric Tanguy, “pero dentro de un marco, con un proceso de archivo y copia de seguridad seguro. »
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