Cuando UsoRet Butrot se une a Intuis (ex grupo Muller) como DSI, hace casi dos años, la compañía acaba de comenzar una transformación estratégica, que proporciona especialmente la agrupación de sus diversas marcas bajo una nueva identidad y la fusión de sus entidades legales. Para este grupo industrial francés, especializado en equipos para la comodidad térmica de los edificios, esta reorganización marcó un importante punto de inflexión, con el deseo de unificar la organización. Para que la cartera de proyectos de TI esté alineada con esta estrategia, el DSI ha optado por establecer dos soluciones adicionales: AirsaAs para la gestión estratégica y Asana para la gestión operativa de gestión.
"Es una buena palanca descomtimizar, pero era necesario recrear la consistencia entre los proyectos en curso y los problemas estratégicos", dice Aurore Butrot. A medida que comienza la transformación, la compañía está luchando por navegar en sus proyectos de TI, con equipos de computadora a veces sumergidos y una hoja de ruta poco clara. Hasta entonces, los proyectos se administraron en Excel, que no ofrecían la visibilidad necesaria y la gestión complicada. Para el CIO, era necesario poner todos los proyectos actuales en la tabla y simplificar los procesos. “Los departamentos generales y financieros esperan casos de uso y quieren retornos de inversión. Solo quieren comprender el propósito de un proyecto, sin ahogarse en detalles técnicos, subraya Butrot de Aurore. Excel no es el mejor formato para alertar u obtener la atención del comité de gestión. »»
Hacer visible la hoja de ruta
Con estas expectativas en mente, la compañía descubre la solución Airsaas, luego decide implementarla. “Queríamos una herramienta muy ergonómica y sintética, no demasiado detallada para no ahogar una gestión general. El objetivo era asumir a estos científicos que no son de competencia yendo a lo esencial, pero también mostrar el valor aportado por el equipo de TI ", dice Aurore Butrot. En Start -Up, informó la herramienta para que contenga suficiente información. El desafío era hacer que la hoja de ruta sea visible, por un lado para dar confianza al traer transparencia;
Rápidamente, la solución se convirtió en el punto de referencia de los proyectos Intuis para todos los miembros del comité ejecutivo. "Un enfoque que genere: a cambio de transparencia, los proyectos tuvieron que enmarcarse, sin objetivos que varían constantemente", explica Aurore Butrot. De hecho, del lado de los equipos de TI, estos elementos no siempre estaban presentes y a menudo era necesario relanzar las profesiones en caso de arbitraje, para poder avanzar. "Si no tenemos elementos objetivos para mostrar, no podemos hacer que estos problemas sean visibles, perdemos en credibilidad y todo se cae en la TI", dijo el DSI. Esto también insiste en la importancia de informar a la solución con regularidad, reconociendo garantizar el grano en este aspecto: "La información debe estar actualizada, para evitar que se lo cuente: la herramienta es inútil.»
Visión estratégica y visión operativa
Después del establecimiento de AirsaAs, el grupo estuvo acompañado por una empresa como parte de su transformación organizacional, para acultivar al equipo en la gestión de proyectos. Pero la metodología propuesta ha demostrado ser demasiado pesada en relación con las necesidades. Después de esta experiencia, un equipo, sin embargo, quería ir más allá en términos de gestión de proyectos. El CIO luego busca una herramienta adaptada, con un requisito previo: la solución tuvo que interactuar con AirsaAs para evitar las reaisies de información. Asana finalmente se retiene. Con el tiempo, otras profesiones han adoptado la solución, ahora presionado como una herramienta de gestión de proyectos dentro del grupo. "Lo importante es embarcarse en los equipos de negocios en una herramienta simple, para la cual tienen apetito", dice Aurore Butrot. El CIO ha optado por dejar mucha autonomía y flexibilidad en las profesiones sobre Asana, simplemente acompañando el establecimiento inicial antes de dejar sus manos.
Las dos soluciones funcionan hoy en complementariedad. “Airsaas está orientado hacia el codir/comex, es una herramienta muy sintética, donde logramos agregar carteras de proyectos. Proporciona visión estratégica, ofrece la hoja de ruta y los proyectos por oficios. Asana, por su parte, está más orientada hacia el equipo y la gestión de las tareas, permite la gestión de recursos y horarios, con una visión muy operativa ”, explica Aurore Butrot. Por lo general, la gerencia preferirá ver en Airsaas para conocer el progreso de un proyecto, y en caso de un problema, el equipo consulta los detalles en Asana para comprender su origen.
Value los proyectos realizados por él
Al principio, Airsaas permitió enumerar todos los proyectos. Luego, la información se enriqueció, en particular a través de la integración con Asana. Una necesidad según Aurore Butrot: “Si no podemos explicar el alcance de las tareas, es fácil decir que un proyecto es demasiado largo o demasiado costoso. Por otro lado, si sabemos cómo decir, por ejemplo, que dicho proyecto requiere limpiar datos sobre un catálogo de 15,000 productos, esto hace que las cosas sean medibles. Para ella, los CIO deben aplicar internamente el mismo conocimiento que los consultores previos a la venta cuando hacen estimaciones, una forma de dar valor a todas las tareas realizadas por los equipos de TI y comercio.
La transparencia proporcionada por el dúo de herramientas también hizo posible hacer visible el alcance de la transformación y todas las personas involucradas. “Los CIO a veces luchan por mejorar sus proyectos. También trabajamos mucho en comunicación ”, dice el CIO. Se unió a una comunicación digital alterna hace unos meses, para comunicarse en proyectos de manera relevante. "El 80% del tiempo, los detalles son inútiles", dice Aurore Butrot, quien señala los límites de una comunicación también centrados en los únicos equipos de TI. En lugar de perder el tiempo en lo que va bien, todavía aboga por pasar este tiempo en lo que se deriva, especialmente porque los problemas no surgen repentinamente. “Cuanto más seguimos las cosas regularmente, más rápido podemos volver a colocarlas en el camino correcto. »»
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