Desde 2020, Andra (Agencia Nacional de Gestión de Residuos Radiactivos) ha emprendido un proceso de transformación digital. Para acompañar directamente a las empresas en este proceso, ha transformado su departamento de TI, que antes se centraba en la infraestructura y el soporte técnico, en un departamento de SI y digital (DSIN), en contacto directo con sus equipos y al servicio de ellos. De este modo, el DSIN se ha dotado de una nueva organización y de una solución de gestión de proyectos.

Andra es una filial del CEA y es independiente desde 1991. Cuenta con 5 plantas en Francia y emplea a algo más de 700 personas. Se estructura en torno a 3 actividades principales en el ámbito de la gestión de residuos radiactivos: I+D, diseño, explotación y seguimiento, que se dividen en 6 misiones (almacenamiento y seguimiento de centros de almacenamiento, diseño de nuevos centros, inventario nacional de residuos radiactivos, análisis de sitios contaminados, información y diálogo con la sociedad civil y, por último, difusión de conocimientos técnicos, en particular en otros países).

Proyectos empresariales que abarcan cientos de años

La actividad de Andra es en sí misma una actividad específica, con proyectos empresariales de dimensiones extraordinarias. Para convencerse de ello, basta con mencionar Cigeo, el último programa de la agencia. Este centro de almacenamiento de laboratorio, situado entre el Mosa y el Alto Marne, debe albergar residuos muy activos procedentes de combustibles de centrales eléctricas. De hecho, los residuos se clasifican en función de su vida útil (duración de la emisión de radiactividad) y de la actividad de la que proceden. Situado a 500 metros de profundidad, Cigeo dispondrá de 15 km2 de superficie de almacenamiento con 250 km de galerías y celdas, una capacidad para albergar 83.000 m3 de residuos, un presupuesto de 25.000 millones de euros y una vida útil prevista de 120 años.

"Sin olvidar que la solicitud de permiso de construcción se emitió en 2023 y su validación está prevista para 2027", añade Stéphane Delysse-Hofman, responsable de DSIN. Por tanto, los primeros residuos no deberían enterrarse antes del periodo 2030-2040, con el fin de cerrar la obra en torno a 2150". El tono está dado... "Pensamos en 120 años, 150 años, a veces varios milenios", añade Virginia Ribeiro, responsable de gestión de proyectos (PMO) de DSIN. "Esto da lugar a decisiones informáticas tan sorprendentes como la impresión de determinadas bases de datos. En periodos tan largos, es el soporte de copia de seguridad más seguro".

El gemelo digital de un gigantesco centro de almacenamiento

Pero, como era de esperar, uno de los proyectos de TI estrella de Andra es apoyar el desarrollo de Cigeo. Se trata de un gemelo digital que se basa en un modelo digital y un BIM (modelado de información de construcción)"Ya hay 15.000 sensores en funcionamiento en el lugar que alimentan a este gemelo", afirma el responsable del DSIN. "Además, tenemos otro proyecto importante en torno a la gestión de estos datos científicos".


"A partir de la nota de encuadre, obtenemos una instantánea del calendario previsto", explica Stéphane Delysse-Hofman, responsable del DSIN. "Esto permite un seguimiento preciso y continuo de los avances. La idea es también regular sin dramatismo, ya que necesitamos información sobre los retrasos en los plazos para adaptarnos". (Foto: Andra)

Este contexto tan específico y estos desafíos han llevado a la agencia a transformar su TI. El DSIN responde ahora directamente a las necesidades informáticas o digitales expresadas por las empresas y las acompaña en la definición de la respuesta, la redacción del pliego de condiciones y el seguimiento y la gestión de su proyecto. Siempre en colaboración con ellas. "Para ello, vamos a aumentar nuestra plantilla de 15 a 20 personas en 2022 a 35 próximamente", explica Stéphane Delysse-Hofman, responsable del DSIN. Con un dúo al frente: él, antiguo arquitecto de empresa, y la PMO Virginia Ribeiro.

El DSIN también ha implementado una gobernanza basada en la solución de gestión de cartera de proyectos (PPM) del editor Virage. Una herramienta de seguimiento, planificación y dirección, pero también de colaboración entre TI, jefes de proyecto, departamentos comerciales, departamentos multifuncionales y dirección general. Además de la PPM, el modelo de gobernanza de la transformación digital de Andra se basa en métodos y herramientas de gestión del cambio, ciberseguridad, gestión de datos y colaboración.

Gobernanza colaborativa de TI

La gestión de la cartera de proyectos se basa en tres pilares: gobernanza, procesos y herramientas. "Queríamos mejorar la transparencia, la colaboración y la generación de informes en toda la cartera", explica Virginia Ribeiro. Si bien las líneas de negocio gestionaban sus propios proyectos digitales, ahora el DSIN les da soporte. Y para ello, el departamento intenta involucrarse lo antes posible, en cuanto se manifiesta la necesidad. La idea es garantizar que las líneas de negocio transmitan esta necesidad al DSIN tan pronto como la manifiesten. A continuación, un "precalificador" instruye al DSIN lo antes posible en el proceso. De una cartera de 201 proyectos, 19 están actualmente en proceso de instrucción.

"Pensamos en 120 años, 150 años, a veces en varios milenios", recuerda Virginia Ribeiro, responsable de gestión de proyectos (PMO) de DSIN. "Esto da lugar a decisiones de TI tan sorprendentes como la impresión de determinadas bases de datos". (Foto: Andra)

El DSIN había identificado tres tipos de etapas: la revisión arbitral, la revisión intermedia por dominio y la revisión de la gobernanza. La primera no se ha activado hasta ahora, ¡por falta de litigios! Por el contrario, las revisiones intermedias llegaron más tarde, pero están teniendo mucho éxito, según el DSIN. Durante estas etapas, que reúnen a los precalificadores, los representantes de las profesiones implicadas, el responsable del DSIN y la PMO, se llevan a cabo "todos los proyectos en las fases de instrucción, lanzamiento e implementación", explica Virginia Ribeiro. "El software PPM produce automáticamente un informe al final de la reunión que se utiliza durante la revisión de la gobernanza".

Una visión global del estado del progreso

El objetivo de estas reuniones es, por tanto, realizar una revisión de la gobernanza con indicadores operativos, los puntos de vigilancia identificados, un enfoque en determinados proyectos prioritarios (ciberseguridad, más de 50.000 €, por ejemplo) y las acciones identificadas durante las revisiones intermedias. El departamento de TI ha fijado su ciclo de gobernanza de la cartera de proyectos de los dominios en un calendario de seis semanas, el de los comités de gestión de "asuntos de actualidad".

La aplicación PPM integra un cronograma de proyectos que se utiliza tanto para el seguimiento y la elaboración de informes como para el diseño de los elementos incluidos en las revisiones intermedias y de gobernanza. Pero el software también proporciona una visión global del progreso de los proyectos, e incluso de los rebasamientos de plazo. "En cuanto se elabora la nota marco, tomamos una instantánea del cronograma objetivo", explica el responsable de DSIN. Esto permite un seguimiento preciso y continuo del progreso en relación con este objetivo. Y detrás de esto, la idea es también regular sin dramatismo. No intentamos culpar a nadie de estos posibles rebasamientos. Por otro lado, necesitamos esta información para adaptarnos". Hoy en día, el 35% de los proyectos rebasan sus plazos.

Identificar proyectos tan pronto como se exprese la necesidad

Stéphane Delysse-Hofman cita un caso ejemplar, según él, de la eficacia de la nueva organización. "Al final de la pandemia, recibimos una decena de solicitudes de aplicaciones de aprendizaje electrónico de las líneas de negocio", afirma. "Y respondimos con un único proyecto. Identificamos a la persona adecuada para dirigirla -en este caso, el responsable de formación- e intervenimos para proporcionar la plataforma adecuada". En esta lógica, uno de los indicadores centrales que proporciona el PPM es el número de proyectos descubiertos por el DSIN cuando ya estaban en marcha. El objetivo de la nueva organización es identificar los proyectos digitales tanto como sea posible en cuanto se manifieste la necesidad. En su forma anterior, el departamento de TI descubría casi un tercio de los proyectos cuando ya habían comenzado. El DSIN ha reducido esta tasa al 17,6%. Un avance real, aunque todavía está lejos del deseado 0%.