El CSI de Zeiss, Carsten Trapp, quisiera no hacer de la migración de SAP un gran negocio para la computadora del grupo: "Con nosotros, no es muy espectacular: como todas las otras compañías, estamos migrando porque SAP detendrá el mantenimiento: R/3 se convierte en S/4 y un día u otro, debe ir". A pesar de todo, la aprobación del industrial, que emplea a 43,000 personas en todo el mundo, a la nueva versión del software es de hecho un proyecto de estructuración internamente. El servicio de TI de Zeiss comenzó a analizar el problema de 2017 ". En 2020, el sujeto de SAP se volvió relevante para la Junta Directiva, porque estaba claro que sería un proyecto grande y largo con un impacto significativo para el grupo", continúa el DSI.

Pararse

El gerente de TI de Zeiss optó deliberadamente por un enfoque de campo verde, en otras palabras, la construcción de un nuevo entorno ERP. Carsten Trapp explica: "Este proyecto también es una oportunidad para limpiar, porque hemos distorsionado nuestro sistema R/3 en los últimos 30 años". Pasando de cero en S/4, su equipo puede configurar desde el principio todos los procesos propiamente dicho, con el máximo respeto por los estándares SAP. Una condición imperativa para el CIO, que insiste en esta necesidad ... siempre que sea posible.

Como la migración de SAP también implica una transformación comercial, Zeiss trabaja en esta etapa con un tándem de gestión de proyectos, un gerente comercial que acompaña a otro TI. Para la plataforma, el industrial alemán ha elegido Azure Cloud de Microsoft.

Anticipar el cambio

Una vez que el equipo de DSI ha obtenido el apoyo de la Junta Directiva, el gerente de TI tuvo que enfrentar una gestión de cambios importante. "Tan pronto como estuvo claro que usaremos el estándar, no somos diferentes a los demás, una gran ola de cambio organizacional ha comenzado", recuerda Trapp. Objetivo: explicar a los diversos servicios que los procesos y el sistema iban a cambiar. "Pero, de hecho, todo sigue siendo el mismo, excepto que ahora, podemos hacer clic en la parte superior derecha y ya no en la parte inferior izquierda", se lleva el CIO.

El equipo ha definido los diferentes roles en la aplicación (las personas) y trabajó en el cambio de acuerdo con el grupo objetivo. "Respondimos preguntas como: ¿Qué significa esto para la empresa, para el campo específico y para cada proceso individual?", Dice el DSI.

¿Necesitamos 4 procesos diferentes de compra a pago?

Con respecto a la armonización de los procesos, Carsten Trapp ha adoptado una guía similar: "El grupo tiene cuatro divisiones y no estoy seguro de que necesitemos cuatro procesos diferentes de compra a pago", ilustra. Por lo tanto, su equipo se comprometió a estandarizar tales procesos. La informática que había demostrado que este enfoque funcionó la mayor parte del tiempo con el estándar del editor, el concepto se destacó para todo el grupo.


Carsten Trapp, DSI del Grupo Zeiss: "Hemos elegido a los cuatro pilotos para que se enfrenten al menos una vez todas las especificidades de la empresa". (Foto: DR)

"Así es como llegamos muy lejos en la estandarización y la armonización, construimos un modelo en el estándar de SAP y solo lo eliminamos para cosas absolutamente necesarias", explica Carsten Trapp. Cada una de estas diferencias fue controlada por un "diseño de autoridad" y validado individualmente.

Despliegues hasta 2030

Hasta ahora, Zeiss ha desplegado tres sitios piloto, un cuarto está programado para octubre de 2024. "Hemos elegido los cuatro pilotos para que hayan enfrentado al menos una vez todos los detalles de la compañía", resume el DSI. Hay una organización que no había SAP, una entidad de ventas y servicios en todos los segmentos de productos de todas las sucursales; una unidad fuertemente marcada por la producción; Y, finalmente, una estructura con servicios compartidos históricos.

El equipo de Carsten Trapp ha recopilado, paso a paso, la prueba de que el nuevo modelo SAP estandarizado funciona en diferentes segmentos de la empresa. Sobre esta base, Zeiss podrá comenzar a desplegar el modelo SAP en más de 150 entidades en todo el mundo desde octubre de 2024. El proyecto debe extenderse hasta 2030 dentro de este grupo que haya logrado más de 10 mil millones en la facturación en 2023.

Prepare a los usuarios para el cambio

Las primeras seis entidades "primeras adoptantes", que desplegarán el modelo después de la fase piloto, ya están atendidas por el equipo del proyecto, en una fase de inicio de SO. "Gracias a una evaluación, tanto en el lado comercial como técnico, la preparación para la implementación de cada entidad se evalúa antes del inicio de la implementación en sí. Por ejemplo, los sistemas circundantes se identifican para que sepamos qué datos deben migrarse de los sistemas", explica el ISIS de Zeiss.

Durante la fase de implementación, debe hacer que el entorno del sistema sea 's/4 listado', mientras que el sistema R/3 existente continúa funcionando en paralelo. Esto significa que los sistemas y los datos deben estar listos para cambiar a la nueva solución y que los usuarios deben formarse. Luego viene, después de las pruebas, la puesta en marcha técnica y finalmente la puesta en servicio comercial, desde la cual el antiguo sistema ya no es accesible. Según el CIO, la transferencia al equipo operativo marca el final del despliegue, una vez que la fase Hypercarus, en otras palabras, aumentó la vigilancia después del cambio, se completó con éxito.

Los empleados están capacitados internamente con medios de capacitación que ellos mismos crearon. Por lo tanto, el personal tiene clase, individuo, procesos y SAP, cara a cara y de video. "Estos cursos de capacitación también son administrados por el Departamento de TI, y hemos definido como una red de calificación interna que solo las personas capacitadas con una 'licencia de conducir SAP' podrán usar el sistema", explica Carsten Trapp.