SaaS ha experimentado un crecimiento explosivo en los últimos años a medida que los proveedores, líderes de opinión y ejecutivos de TI han elogiado las mayores eficiencias, la reducción de costos y la reducción del tiempo para obtener los beneficios esperados de las implementaciones que este modelo puede proporcionar. Sin embargo, en su prisa por cumplir las promesas de SaaS, los administradores de TI a menudo pierden visibilidad de esta parte tecnológica de su negocio, lo que lleva a la subutilización o incluso a la no utilización de las aplicaciones. Según la firma de análisis Gartner, sólo este año las empresas gastarán más de 750 millones de dólares en funciones de aplicaciones no utilizadas.
Según Pankaj Setia, profesor de sistemas de información y estrategia en el Instituto Indio de Gestión de Ahmedabad, la adopción masiva de software y complementos SaaS es inevitable ya que las empresas se centran más en la tecnología que en las funciones ofrecidas. Sin embargo, según él, “todo responsable de TI debería pensar en desarrollar capacidades digitales avanzadas que mejoren la situación de su organización, porque una empresa está interesada sobre todo en su desempeño. Y la mejora del rendimiento se manifiesta a través de estas capacidades. Por lo tanto, los CIO deben repensar cómo crearán capacidades comerciales útiles y no simplemente adquirir tecnologías que ofrezcan continuamente más funciones”.
Los proveedores de software empresarial a menudo enfatizan la fuerte reducción del costo marginal de las características adicionales y el impacto final acumulativo de estos módulos para convencer a los equipos de compras del retorno de la inversión de los paquetes. en lugar de agregar funciones más adelante cuando sea necesario.
“Las empresas normalmente intentan garantizar la adopción de una aplicación democratizando el acceso a ella y exigiendo o fomentando el uso de módulos de autoaprendizaje”, observa Sudhir Kesavan, socio de PwC en India. “A veces también monitorean el uso a través de paneles de control sobre la frecuencia de uso dentro de la base de empleados objetivo. Si bien estas medidas garantizan que este objetivo utilice la aplicación, no garantizan que todas las funciones por las que paga la empresa sean bien explotadas. »
Cualesquiera que sean las razones de la proliferación del software SaaS, es fundamental afrontar el desafío de optimizar sus costes y mejorar la eficiencia general de la organización. Estas son las palancas estratégicas esenciales para evitar la proliferación de SaaS.
1. Gobernanza rigurosa, auditorías periódicas y análisis de uso
Los administradores de TI deben realizar auditorías de software periódicas para identificar y evaluar el uso de todas las aplicaciones SaaS dentro de la empresa. Kamal Goel, vicepresidente senior de TI de Hitachi Systems India, ofrece algunos consejos sobre modus operandi: "Recopile datos sobre la adopción y el uso del software, así como comentarios de los usuarios, para determinar qué herramientas aportan un valor añadido real a la organización y cuáles están infrautilizadas o redundante. Este análisis le ayudará a tomar decisiones informadas sobre qué suscripciones conservar, reducir o cancelar ».
En un empleador anterior, el departamento de TI de Kamal Goel llevó a cabo una auditoría exhaustiva de todas las aplicaciones SaaS en uso y descubrió que varios equipos se habían suscrito a una herramienta de gestión de proyectos, pero la mayoría de ellos solo utilizaban una fracción de sus funciones. "Al pasar a una herramienta más enfocada y rentable y deshacerse de la anterior, la organización logró ahorros significativos sin comprometer la productividad", explica.
A veces, los equipos siguen dependiendo de los sistemas y procesos existentes, pero la calidad de los datos y la información del nuevo sistema disminuye, lo que hace que sus funciones más avanzadas sean redundantes. Según Sudhir Kesavan, “el gobierno corporativo debe insistir en confiar exclusivamente en la información y el análisis proporcionados por el nuevo sistema, incluso si esto resulta en una decisión equivocada o retrasos. Tal terquedad empuja a los equipos a cumplir con las pautas porque se dan cuenta de que sus indicadores de desempeño se verán afectados. »
2. Asociar funciones y cohortes de usuarios, comprender el verdadero retorno de la inversión
La asignación de funciones a cohortes de empleados, junto con la frecuencia de las necesidades de la base de empleados objetivo, proporciona una valiosa ayuda en las negociaciones del CIO con los proveedores.
“Invariablemente, la mayoría utilizará las funciones básicas en una frecuencia alta, mientras que en el otro extremo del espectro, algunas funciones invariablemente solo serán utilizadas por usuarios avanzados o un grupo especializado, en un enfoque ad hoc. Las funciones de mapeo y las cohortes de usuarios ayudarán a la organización de compras y al departamento de adquisiciones a negociar no solo el volumen correcto, sino también el modelo de licencia correcto: por usuario, por computadora o en forma de licencia flotante. , especifica Sudhir Kesavan.
3. Proceso de aprobación centralizado, desmantelamiento sistemático
Según Anand Laxshmivarahan R, director de TI y digital del conglomerado indio Jubilant Bhartia Group, todo funciona mejor cuando una empresa tiene claro qué capacidades de negocio necesita y cómo implementarlas utilizando aplicaciones SaaS estándar, líderes en su mercado. “El problema surge cuando otras partes interesadas del negocio comienzan a tomar decisiones por su cuenta en lugar de TI. Es por eso que el departamento de TI debe ser proactivo y asociarse con las líneas de negocio para abordar el tema de la digitalización de las capacidades de la empresa”, agrega.
Sudhir Kesavan está de acuerdo y añade: “Los modelos operativos digitales fomentan una federación de habilidades con sus propias áreas de responsabilidad, lo que lleva a una proliferación de software para casos de uso específicos, incluso macros de Excel, que impiden el uso de nuevos sistemas. Esta tendencia inevitablemente tiene el efecto de comprometer no sólo el retorno de la inversión, sino también los beneficios esperados en términos de seguridad e integración”. Para garantizar la adopción del nuevo software SaaS y todas sus funciones, así como la capacitación de los usuarios, los CIO deben comprender la vida diaria de su base de usuarios e implementar un programa formalizado para poner fin al uso de software no estándar.
Para evitar estos casos de Shadow IT, Kamal Goel sugiere que los líderes de tecnología empresarial implementen un proceso de aprobación centralizado para la adopción de cualquier nueva herramienta SaaS. “Los CIO deberían pedir a los equipos que justifiquen cualquier necesidad de nuevas herramientas, demuestren su valor y expliquen cómo complementa la cartera de tecnología existente. Este enfoque garantiza que cada nueva suscripción de SaaS se alinee con la estrategia general de la organización y evita adopciones impulsivas que pueden conducir a una inflación del presupuesto de SaaS”, explica.
En uno de los empleadores anteriores de Kamal Goel, el departamento de TI había creado un formulario de solicitud oficial para todas las aplicaciones SaaS. Cualquier equipo que deseara adoptar una nueva herramienta debía completar este formulario, especificando el objetivo de la aplicación, los beneficios esperados y los costos estimados. Luego, la solicitud pasó por un proceso de revisión que involucró a partes interesadas clave, TI y finanzas. "Este proceso redujo significativamente la cantidad de suscripciones innecesarias a medida que los equipos pensaron más en sus opciones de software", dice Kamal Goel.
Anand Laxshmivarahan R añade que los CIO también pueden adoptar tecnologías que proporcionen visibilidad de la proliferación de software, que luego puede controlarse. "Estamos en el proceso de crear un agente de seguridad de acceso a la nube (CASB) que nos dará una visibilidad de la TI en la sombra que no teníamos antes", indica el CIO.
4. Revisión periódica de contratos, revisión de proveedores
Revisar periódicamente la evolución de los proveedores y los contratos de SaaS existentes, para garantizar que aún satisfacen las necesidades de la organización y se alinean con sus objetivos, es también una de las armas que los tomadores de decisiones de TI tienen a su disposición para controlar el presupuesto de SaaS. “A medida que evolucionan las necesidades empresariales, algunas aplicaciones pueden volverse obsoletas o menos relevantes. Negociar con los proveedores mejores condiciones o considerar alternativas que ofrezcan características similares a un costo menor”, dice Kamal Goel. Y cite el caso de una organización que descubrió que, con el tiempo, las funciones que ofrecía su software de marketing por correo electrónico no se aprovechaban al máximo. "En lugar de continuar con el proveedor actual, optaron por una plataforma diferente con un mejor conjunto de características, lo que les permitió obtener ahorros sustanciales", afirma.
Hoy en día, existen tecnologías que permiten a los CIO tener una visibilidad completa del entorno SaaS de la empresa. Sin embargo, los administradores de TI anticuados, que simplemente definen los entornos de hardware y software y se centran únicamente en gestionar el entorno de TI, rara vez utilizan estas tecnologías para reducir la proliferación de SaaS. “En el mundo actual de proliferación tecnológica, los líderes inteligentes pueden encontrar formas de crear oportunidades de diferenciación atractivas para sus negocios aprovechando la funcionalidad no utilizada. En otras palabras, los CIO deberían centrarse en formas de desarrollar las capacidades digitales de su organización, mientras que se debería animar a los empleados a pensar en iniciativas creativas”, afirma Pankaj Setia.
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